Das Wichtigste in Kürze

  • Bereit für KI ist ein Betrieb, der eine Aufgabe nennen kann, die jede Woche Zeit kostet, und jemanden hat, der das Ergebnis verantwortet.
  • Perfekte Daten und eine IT-Abteilung brauchen Sie nicht, wohl aber Ordnung bei den Unterlagen für diese eine Aufgabe.
  • Klären Sie vor dem ersten Pilot, welche Daten in welche Tools dürfen.
  • Legen Sie vorher fest, woran Sie den Erfolg messen, sonst bleibt das Ergebnis Ansichtssache.
  • Ihre Antworten zeigen, ob Sie mit einem Pilot starten, zuerst die Grundlagen legen oder erst Ihre Abläufe verstehen sollten.

Ein Betrieb ist bereit für KI, wenn er eine Aufgabe nennen kann, die jede Woche Zeit kostet, wenn die Unterlagen dafür einigermassen geordnet sind, wenn klar ist, welche Tools und Daten erlaubt sind, und wenn jemand das Ergebnis verantwortet. Perfekte Daten oder eine eigene IT-Abteilung brauchen Sie nicht. Die zehn Fragen unten zeigen, wo Sie stehen und was Sie zuerst tun sollten. Die meisten lassen sich in einer Stunde beantworten.

Was heisst KI-Bereitschaft für ein KMU?

In Konzernen meint KI-Bereitschaft oft Datenplattformen, Architektur und eigene Fachteams. Für ein KMU ist sie viel handfester und hat drei Teile. Erstens die Arbeit: eine klar umrissene Aufgabe, bei der KI helfen kann. Zweitens die Grundlagen: Unterlagen, Systeme und Regeln. Drittens die Menschen: Zeit, Verantwortung und die Bereitschaft, etwas auszuprobieren. Die zehn Fragen decken alle drei Teile ab. Beantworten Sie sie ehrlich, am besten zusammen mit ein, zwei Personen, die die Arbeit täglich machen.

Welche zehn Fragen zeigen, wo Sie stehen?

  1. Können Sie eine Aufgabe nennen, die jede Woche Zeit kostet?Gut ist eine konkrete, wiederkehrende Aufgabe, von der Sie ungefähr wissen, wie oft sie anfällt: Mieteranfragen beantworten, Offerten zusammenstellen, fehlende Belege nachfordern. «Wir sollten mehr mit KI machen» ist noch keine Aufgabe. Fehlt die Antwort, fragen Sie Ihr Team eine Woche lang, welche Arbeit es am liebsten loswürde. Die Seite Sie wissen nicht, wo anfangen? hilft beim Eingrenzen.
  2. Wissen Sie, wie diese Aufgabe heute abläuft?Wer macht welchen Schritt, in welchem System, mit welchen Ausnahmen? Gehen die Antworten im Team auseinander, ist das bereits ein wichtiger Befund. Bevor Sie etwas automatisieren, halten Sie den Ablauf fest, so wie in unserem Workflow-Audit in fünf Schritten beschrieben.
  3. Finden Sie die Unterlagen, die diese Aufgabe braucht?Vorlagen, Preislisten, frühere Fälle und interne Regeln sollten aktuell sein und an einem gemeinsamen Ort liegen, nicht verstreut in persönlichen Postfächern. Den ganzen Server müssen Sie dafür nicht aufräumen. Bringen Sie nur in Ordnung, was diese eine Aufgabe braucht.
  4. Wissen Sie, welche Daten in welches Tool dürfen?Laut dem Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) ist das Datenschutzgesetz auf KI-gestützte Datenbearbeitungen direkt anwendbar. Wer einem Berufsgeheimnis untersteht, etwa als Anwältin oder Anwalt, muss zusätzlich strengere Massstäbe anlegen. Fehlt eine klare Regel, schreiben Sie eine kurze KI-Richtlinie für Mitarbeitende. Dieser Hinweis ist keine Rechtsberatung.
  5. Lassen sich Ihre wichtigsten Systeme anbinden?Posteingang, Ablage und Branchensoftware: Laufen sie in der Cloud oder auf einem eigenen Server, gibt es Schnittstellen oder zumindest Exporte? Davon hängt ab, wie aufwendig eine Integration wird. Ist das unklar, beginnen Sie mit einer Aufgabe, die mit Mails oder Dokumenten auskommt, und klären Sie die Systemfrage parallel.
  6. Nutzt Ihr Team KI bereits, und wissen Sie, wie?Gut möglich, dass einzelne Leute schon auf eigene Faust mit KI-Tools arbeiten, vielleicht mit privaten Konten. Das zeigt Interesse, wird aber heikel, sobald Kundendaten im Spiel sind. Fragen Sie offen und ohne Vorwurf nach: Was nutzen Sie, wofür, und was hat sich bewährt? Die Antworten zeigen, wo Regeln und Schulung ansetzen müssen.
  7. Wer würde das erste Projekt verantworten?Es braucht eine Person aus dem Fachbereich mit Zeit und Entscheidungsspielraum, die festlegt, wie ein gutes Ergebnis aussieht, und den Pilot begleitet. Sind alle zuständig, ist es niemand. In kleinen Betrieben übernimmt das oft die Inhaberin oder der Inhaber. Manchmal passt die Person besser, die die Aufgabe täglich erledigt.
  8. Steht die Geschäftsleitung mit Zeit und Budget dahinter?Ein Pilot braucht ein festes Budget, reservierte Stunden im Team und jemanden in der Geschäftsleitung, der am Ende entscheidet. Welche Kosten auf Sie zukommen, erklärt Was kostet KI für ein KMU?
  9. Woran erkennen Sie, dass es funktioniert hat?Legen Sie vor dem Start fest, was besser werden soll und wie Sie es messen: Zeit pro Fall, Antwortzeit, Fehler. Ohne Ausgangswert bleibt jedes Ergebnis Ansichtssache. Eine einfache Methode beschreibt Zeitersparnis durch KI messen.
  10. Wollen Sie die Lösung bauen lassen oder selbst bauen lernen?Manche Betriebe möchten eine fertige Lösung, andere wollen, dass ihr Team KI selbst einsetzen und weiterentwickeln kann, und viele wollen beides. Eine falsche Antwort gibt es nicht, aber sie bestimmt den Weg. Wie Sie abwägen, zeigt Umsetzen oder schulen?

Wie werten Sie Ihre Antworten aus?

Zählen Sie keine Punkte. Schauen Sie, in welchem Bereich die Lücken liegen, denn daraus ergibt sich der nächste Schritt:

  • Überwiegend Ja: Sie sind bereit für einen Pilot. Nehmen Sie die Aufgabe aus Frage 1 und folgen Sie einem klaren Plan, etwa dem aus Wo mit KI anfangen? Ein 30-Tage-Plan für KMU.
  • Ja bei den Fragen zur Arbeit (1 bis 3), Nein bei Regeln und Systemen (4 bis 6): Legen Sie zuerst die Grundlagen. Freigegebene Tools, eine kurze Datenregel und eine Schulung lassen sich in wenigen Wochen umsetzen.
  • Nein bei Frage 1 oder 2: Beginnen Sie bei den Abläufen, nicht bei den Tools. Ein Workflow-Audit zeigt, wohin die Zeit geht und wo KI helfen kann.
  • Nein bei den Fragen 7 bis 9: Klären Sie Verantwortung, Budget und Erfolgsmass, bevor jemand etwas baut. Sonst entsteht ein Pilot, über den am Ende niemand entscheidet.

Ein Beispiel: Eine Liegenschaftsverwaltung beantwortet Frage 1 mit «Mieteranfragen per Mail», kennt den Ablauf gut und hat Vorlagen für die häufigsten Antworten. Offen ist, ob Mieterdaten in den Assistenten dürfen, den einige im Team bereits nutzen. Der nächste Schritt ist also kein Projekt, sondern eine kurze Datenregel und die Wahl eines freigegebenen Tools. Danach steht dem Pilot wenig im Weg. Wie ein solcher Pilot aussieht, zeigt Mieteranfragen automatisch bearbeiten.

Was setzt KI-Bereitschaft nicht voraus?

  • Perfekte Daten. Es reicht, wenn die Unterlagen für die erste Aufgabe in Ordnung sind.
  • Eine IT-Abteilung. Ein erster Pilot kommt oft mit den Systemen aus, die Sie heute haben, und die technische Seite kann ein externer Partner übernehmen.
  • Ein grosses Budget. Ein Pilot mit klarem Rahmen zeigt, ob sich mehr lohnt.
  • Eine ausgearbeitete KI-Strategie. Die Strategie wird besser, wenn sie auf den Erfahrungen aus einem ersten Pilot aufbaut.
  • Ein Team, das geschlossen begeistert ist. Skepsis ist normal und oft berechtigt. Sie legt sich am ehesten, wenn die Leute sehen, dass ihnen eine Lösung Arbeit abnimmt.

Bereit für KI sind Sie, sobald Sie wissen, welche Aufgabe Sie verändern wollen und wer dafür geradesteht.

Was ist nach dem Check ein guter erster Schritt?

Nehmen Sie die Aufgabe aus Frage 1 und schreiben Sie auf einer Seite auf, was heute passiert, was besser werden soll, wer verantwortlich ist und wie Sie den Erfolg messen. Mit diesem Blatt können Sie intern entscheiden oder mit einem Partner sprechen. Wenn Sie die zehn Fragen gemeinsam mit uns durchgehen möchten, schreiben Sie uns.

Häufige Fragen

Wie lange dauert eine KI-Standortbestimmung?

Für die zehn Fragen reicht eine Stunde mit der Geschäftsleitung und ein, zwei Personen aus dem Team. Zeigt sich, dass ein Ablauf zuerst erfasst werden muss, kommen einige Tage für Beobachtung und Messung dazu. Eine gründliche Analyse mehrerer Abläufe ist ein eigenes Projekt.

Müssen wir zuerst alle Daten aufräumen?

Nein. Aufräumen ohne Ziel kostet viel und bringt wenig. Bringen Sie die Unterlagen in Ordnung, die Ihre erste Aufgabe braucht, etwa die aktuellen Vorlagen und die gültige Preisliste. Was sich dabei bewährt, übertragen Sie später auf weitere Bereiche.

Ist unser Betrieb zu klein für KI?

Die Grösse ist selten das Problem. Entscheidend ist, ob es Aufgaben gibt, die sich wiederholen und Zeit kosten, und die gibt es auch in einem Büro mit fünf Personen. Kleine Betriebe haben sogar einen Vorteil: Entscheide fallen schneller, und alle sehen sofort, ob eine Lösung hilft.

Wer sollte die Fragen beantworten?

Die Geschäftsleitung zusammen mit Leuten, die die betroffene Arbeit täglich machen. Die Antworten unterscheiden sich oft, besonders bei der Frage, wie ein Ablauf heute läuft. Gerade diese Unterschiede sind aufschlussreich.

Was, wenn wir die meisten Fragen mit Nein beantworten?

Dann wissen Sie, wo Sie anfangen. Beginnen Sie bei der ersten Frage, die Sie verneint haben, denn die Reihenfolge folgt der Logik eines Projekts. Die Grundlagen lassen sich oft in wenigen Wochen schaffen, und danach sieht der Check schon anders aus.