Zeitersparnis durch KI messen: eine einfache Methode

Das Wichtigste in Kürze

• Messen Sie dieselbe Aufgabe vorher und nachher, an realen Fällen und mit gleich definiertem Anfang und Ende.
• Zählen Sie die Zeit fürs Prüfen und Korrigieren mit, sonst messen Sie die Demo statt der Arbeit.
• Eine einfache Liste über einige Wochen, geführt von den Leuten, die die Arbeit machen, genügt.
• Rechnen Sie die Differenz pro Fall mit der Häufigkeit hoch und nennen Sie eine Bandbreite statt einer einzelnen Zahl.
• Achten Sie auf die Qualität: Nehmen Fehler oder Rückfragen zu, ist die Zeit bloss verschoben.

Um zu messen, wie viel Zeit KI spart, erfassen Sie dieselbe Aufgabe vorher und nachher an realen Fällen. Dabei zählen Sie alles mit: die Minuten, die Ihnen die KI abnimmt, und die Minuten, die Sie fürs Vorbereiten, Prüfen und Korrigieren brauchen. Die Differenz pro Fall rechnen Sie mit der Häufigkeit der Aufgabe hoch. Eine einfache Liste über einige Wochen, geführt von den Leuten, die die Arbeit machen, reicht für ein belastbares Bild.

Warum reicht das Bauchgefühl nicht?

Fragen Sie ein Team nach dem ersten Monat mit einem KI-Assistenten, ob er Zeit spart, bekommen Sie einen Eindruck, aber keine Zahl. Und der Eindruck täuscht in beide Richtungen. Ein Entwurf, der in Sekunden erscheint, wirkt enorm schnell, auch wenn das Nachbessern danach eine Viertelstunde dauert. Umgekehrt verteilt sich eine Ersparnis oft auf viele kleine Momente, die niemand bewusst wahrnimmt. Wer über Lizenzen, eine Einführung oder den nächsten Ausbau entscheidet, braucht deshalb Zahlen aus realen Fällen. Exakt müssen sie nicht sein, aber nachvollziehbar.

Welche Aufgabe sollten Sie messen?

Messen Sie nicht «KI im Allgemeinen», sondern eine bestimmte Aufgabe, bei der KI etwas verändert. Gut geeignet sind Aufgaben mit diesen Eigenschaften:

• Sie kommen häufig vor, mindestens mehrmals pro Woche.
• Sie haben einen klaren Anfang und ein klares Ende.
• Die Fälle sind sich ähnlich genug, um sie zu vergleichen.
• Vorher und nachher erledigen dieselben Personen oder dieselbe Rolle die Aufgabe.
• Die KI unterstützt genau diese Aufgabe und nicht den halben Betrieb auf einmal.

Ein Beispiel: Ein Treuhandbüro beantwortet Routinefragen von Mandanten per Mail, etwa zu Fristen, fehlenden Belegen oder zum Stand der Steuererklärung. Neu entwirft ein Assistent die Antworten, die Sachbearbeiterin prüft und versendet sie. Die Aufgabe beginnt, wenn die Mail geöffnet wird, und endet, wenn die Antwort verschickt ist. Mehr braucht es für eine saubere Messung nicht. Wie solche Anfragen im Treuhandbüro automatisiert werden, beschreibt Mandantenanfragen im Treuhandbüro automatisieren.

Wie messen Sie den Ausgangswert?

1. Anfang und Ende festlegen.Schreiben Sie in einem Satz auf, wann die Aufgabe beginnt und wann sie endet. Alle, die messen, halten sich an diese Definition. Sonst vergleichen Sie am Ende Äpfel mit Birnen.
2. Messart wählen.Am einfachsten ist eine Liste, in die jede Person pro Fall Beginn, Ende und eine kurze Notiz zum Schwierigkeitsgrad einträgt. Zeitstempel aus Ihren Systemen helfen, wenn sie die Arbeit selbst abbilden und nicht bloss Wartezeit.
3. Genug Fälle erfassen.Einige Dutzend Fälle über zwei bis drei Wochen geben ein brauchbares Bild. Erfassen Sie einfache und schwierige Fälle so, wie sie kommen, und lassen Sie keinen weg, nur weil er mühsam war.
4. Die Menge notieren.Halten Sie fest, wie oft die Aufgabe pro Woche oder Monat anfällt. Ohne diese Zahl lässt sich die Ersparnis pro Fall nicht hochrechnen.
5. Die Qualität festhalten.Notieren Sie, wie oft ein Fall Nacharbeit braucht oder mit einer Rückfrage zurückkommt. Das ist Ihr Vergleichswert für später.

Diese Messung muss nicht perfekt sein, aber sie muss vor dem Start stattfinden. Später weiss niemand mehr zuverlässig, wie lange es früher gedauert hat. Wie Sie einen ganzen Ablauf erfassen und nicht nur eine Aufgabe, zeigt unser Workflow-Audit in fünf Schritten.

Wie messen Sie mit KI, ohne sich etwas vorzumachen?

Messen Sie nach der Einführung dieselbe Aufgabe mit derselben Definition, mit denselben Leuten und einer ähnlichen Mischung von Fällen. Zählen Sie alles mit, was zur Aufgabe gehört:

• Die Zeit, um den Prompt oder die Eingabe vorzubereiten.
• Die Wartezeit, wenn jemand auf das Ergebnis wartet, statt etwas anderes zu tun.
• Das Prüfen und Korrigieren des Entwurfs.
• Die Nacharbeit, die später zurückkommt, etwa wegen eines Fehlers, den ein Kunde bemerkt.

Geben Sie dem Team zuerst eine Eingewöhnungszeit. In den ersten Tagen dauert vieles länger, weil alle noch ausprobieren. Messen Sie erst danach, oder messen Sie durchgehend und zeigen Sie den Verlauf. Und messen Sie nicht nur bei den Begeisterten: Machen nur die KI-Champions mit, sehen Sie, was im besten Fall möglich ist, aber nicht, was im Alltag passiert.

Wie rechnen Sie die gesparte Zeit aus?

Die Rechnung ist einfach. Nehmen Sie die typische Dauer pro Fall vorher, ziehen Sie die typische Dauer pro Fall mit KI ab, das Prüfen eingerechnet, und multiplizieren Sie die Differenz mit der Anzahl Fälle pro Monat. Das ergibt die gesparten Stunden pro Monat. Davon ziehen Sie den neuen Aufwand ab, der nicht pro Fall anfällt: Vorlagen pflegen, Ergebnisse stichprobenweise kontrollieren, neue Leute einarbeiten.

• Verwenden Sie den mittleren Wert, den Median, statt des Durchschnitts, wenn einzelne Fälle extrem lange dauern. Sonst verzerren diese Ausreisser das Ergebnis.
• Nennen Sie eine Bandbreite: Was ergibt sich bei einfachen Fällen, was bei schwierigen? Eine ehrliche Spanne überzeugt mehr als eine runde Zahl.
• Vergleichen Sie die Qualität. Nehmen Fehler oder Rückfragen zu, ist die Zeit nicht gespart, sondern verschoben.
• Schreiben Sie dazu, wie Sie gemessen haben. Wer die Zahl später liest, will wissen, woher sie kommt.

Zählen Sie die Minuten fürs Prüfen mit. Sonst messen Sie die Demo statt der Arbeit.

Was passiert mit der gewonnenen Zeit?

Gesparte Zeit verschwindet schnell im Tagesgeschäft, wenn niemand entscheidet, wofür sie gedacht ist. Halten Sie deshalb fest, was mit den Stunden geschehen soll: mehr Zeit für Beratungsgespräche, weniger Überstunden in der Hochsaison, schnellere Antworten an Kunden. Ob daraus eine Einsparung in Franken wird oder frei werdende Kapazität, ist eine eigene Frage, die der Artikel Business Case für KI ausführlich behandelt. Stellen Sie die gemessene Zeit ausserdem den laufenden Kosten gegenüber. Welche Kosten dazugehören, zeigt Was kostet KI für ein KMU?

Welche Fehler verfälschen die Messung?

• Nur die Zeit der KI messen und das Prüfen vergessen.
• Einfache Fälle mit KI gegen schwierige Fälle ohne KI vergleichen.
• In der ersten Begeisterung messen, oder nur bei den Leuten, die ohnehin gern Neues ausprobieren.
• Gleichzeitig den Ablauf ändern, etwa eine neue Vorlage einführen, und die ganze Verbesserung der KI zuschreiben.
• Sekunden bei Aufgaben zählen, die zweimal im Jahr vorkommen.
• Die Messung zur Leistungskontrolle einzelner Personen machen. Dann wird geschönt. Stellen Sie klar, dass die Aufgabe gemessen wird und nicht der Mensch.

Was gehört in einen einseitigen Bericht?

Die Geschäftsleitung entscheidet am besten anhand einer einzigen Seite. Halten Sie darauf diese Punkte fest:

• Die Aufgabe mit Anfang und Ende und den Zeitraum der Messung.
• Wie viele Fälle Sie vorher und nachher erfasst haben.
• Die typische Dauer pro Fall vorher und nachher, mit der Bandbreite von einfachen bis schwierigen Fällen.
• Die gesparten Stunden pro Monat, nach Abzug des neuen Aufwands.
• Wie sich die Qualität entwickelt hat: Nacharbeit, Rückfragen, Reklamationen.
• Was das Team über die Arbeit mit dem Tool sagt und was mit der gewonnenen Zeit geschehen soll.

Wenn Sie mehrere Aufgaben auf einmal erfassen möchten, liefert ein Workflow-Audit die Ausgangswerte dafür. Messen und skalieren ist zudem der letzte Schritt in unserem Vorgehen: Was sich bewährt, wird ausgebaut, was nichts bringt, wird gestoppt. Auch das ist ein gutes Ergebnis.