ProblemDatenerfassung
Der Kunde füllt ein Formular aus oder schickt ein PDF, und bei Ihnen tippt jemand alles noch einmal ab: Namen, Adressen, Positionen, Mengen, Termine. Feld für Feld, in die Software, mit der Sie ohnehin arbeiten. Das ist mühsam, und irgendwann schleicht sich ein Tippfehler ein.
Anmeldungen, Bestellungen, Lieferscheine, Fragebögen, Verträge: Das meiste kommt als PDF, Scan oder Papierformular, und jedes ist etwas anders aufgebaut. Jemand überträgt die Angaben von Hand in Ihre Software und prüft nebenbei, ob alles vollständig ist.
Diese Arbeit fällt jeden Tag an. Wenn es streng wird, bleibt sie liegen, und genau dann warten Kunden auf eine Bestätigung. Ein Zahlendreher in einer Adresse oder Menge fällt oft erst auf, wenn die Lieferung nicht stimmt oder ein Brief zurückkommt.
Heute
Mit uns
Fragebögen zur Steuererklärung und Personalstammblätter für die Lohnbuchhaltung liest das System aus, prüft sie auf Vollständigkeit und überträgt die Angaben in Ihre Software. Fehlt etwas, sehen Sie es sofort.
Mehr erfahrenLieferscheine und Auftragsbestätigungen Ihrer Lieferanten werden ausgelesen und mit Ihrer Bestellung abgeglichen. Positionen und Mengen landen beim richtigen Auftrag, und Abweichungen sehen Sie, bevor die Rechnung kommt.
Mehr erfahrenAus Verträgen, Vollmachten und Mandatsformularen liest das System Parteien, Laufzeiten und Fristen heraus und bereitet sie für Ihre Aktenverwaltung vor. Jede Frist bestätigt eine Person, bevor sie im Kalender steht.
Mehr erfahrenMietanmeldungen kommen als PDF, Scan oder Foto. Das System liest sie aus, markiert fehlende Unterlagen wie den Betreibungsauszug und stellt die Bewerbungen nebeneinander. Wer die Wohnung bekommt, ist schon in der Verwaltungssoftware erfasst.
Mehr erfahrenSie erzählen uns, wie die Arbeit heute läuft. Wir sagen Ihnen offen, ob sich KI für Sie lohnt und wo.
Mit den Leuten, die die Arbeit machen, gehen wir jeden Schritt durch: Woher kommen die Angaben, wo geht Zeit verloren, welche Regeln gelten?
Wir bauen eine erste Version mit Ihren Vorlagen und Daten und testen sie an aktuellen Fällen. Ihr Team entscheidet, ob sie taugt.
Wir setzen die Lösung für Sie um, oder Ihr Team lernt mit uns, sie selbst zu betreiben und weiterzuentwickeln.
Gedruckte PDFs und Formulare meistens, Handschrift und schlechte Scans nicht immer. Formulare mit festem Aufbau brauchen oft gar keine KI. Die braucht es erst dort, wo jedes Dokument anders aussieht. Im Pilot testen wir mit Ihren eigenen Dokumenten, was zuverlässig funktioniert.
Am Anfang bestätigt eine Person jeden Datensatz, bevor er in Ihre Software geht. Sobald Sie sehen, dass es stimmt, legen Sie fest, was direkt übernommen wird und was weiterhin jemand prüft, etwa Beträge oder Fristen.
Wir übertragen die Daten in die Programme, die Sie heute nutzen. Wo es keine direkte Anbindung gibt, hilft oft ein Import. Welcher Weg passt, klären wir im Workflow-Audit.
Formulare und Verträge enthalten fast immer Personendaten. Wir wählen Anbieter und Hosting mit Ihnen so aus, dass Sie das Schweizer Datenschutzgesetz einhalten können und Ihre Dokumente keine fremden Modelle trainieren, und halten fest, welche Daten wohin gehen.
In 30 Minuten schauen wir uns an, welche Dokumente bei Ihnen abgetippt werden und welche davon ein System übernehmen könnte.