ProblemDokumentation
Nach dem Mandantengespräch, der Begehung oder der Eigentümerversammlung fängt die zweite Arbeit an: Notizen entziffern, Protokoll schreiben, Pendenzen nachtragen, alles ablegen. Meistens am Abend, oft erst Tage später und dann aus dem Gedächtnis. Was fehlt, merkt man erst, wenn jemand nachfragt.
Jedes Gespräch, jede Begehung und jeder Einsatz muss festgehalten werden: als Aktennotiz, Rapport oder Protokoll. Darauf stützen sich Rechnungen, Fristen und spätere Entscheide. Trotzdem beginnt jedes Dokument mit einem leeren Blatt, und schreiben müssen es die Leute, die beim Kunden oder auf der Baustelle gebraucht werden.
Also wird es aufgeschoben. Die Notizen liegen im Auto, auf dem Handy oder im Kopf, und bis das Protokoll steht, sind Details verloren. Wer in den Ferien die Vertretung übernimmt, telefoniert zuerst herum, um den Stand zu erfahren.
Heute
Mit uns
Nach dem Mandantengespräch sprechen Sie ein paar Sätze ein oder laden Ihre Stichworte hoch. Daraus wird eine Aktennotiz in Ihrer Vorlage, mit Abmachungen, Pendenzen und Fristen, abgelegt im richtigen Mandantendossier.
Mehr erfahrenAuf der Baustelle diktieren Sie Arbeiten, Material und Stunden und machen ein paar Fotos. Daraus entsteht der Regie- oder Baustellenrapport in Ihrem Format, und das Büro hat alles, was es für die Rechnung braucht.
Mehr erfahrenAus der Besprechung oder dem Telefonat wird eine Aktennotiz mit Sachverhalt, Abmachungen und nächsten Schritten. Auf Wunsch kommt gleich ein Textvorschlag für die Leistungserfassung dazu, unter Wahrung des Berufsgeheimnisses.
Mehr erfahrenBei der Wohnungsübergabe halten Sie Mängel mit Foto und Stichwort fest, und das Übergabeprotokoll ist vorbereitet. Nach der Eigentümerversammlung wartet ein Protokollentwurf mit Beschlüssen und Pendenzen auf Sie.
Mehr erfahrenSie erzählen uns, wie die Arbeit heute läuft. Wir sagen Ihnen offen, ob sich KI für Sie lohnt und wo.
Mit den Leuten, die die Arbeit machen, gehen wir jeden Schritt durch: Woher kommen die Angaben, wo geht Zeit verloren, welche Regeln gelten?
Wir bauen eine erste Version mit Ihren Vorlagen und Daten und testen sie an aktuellen Fällen. Ihr Team entscheidet, ob sie taugt.
Wir setzen die Lösung für Sie um, oder Ihr Team lernt mit uns, sie selbst zu betreiben und weiterzuentwickeln.
Nur wenn alle Beteiligten Bescheid wissen und einverstanden sind. Oft braucht es gar keine Aufnahme: Ein paar Stichworte oder ein kurzes Diktat nach dem Termin genügen für einen guten Entwurf. Wie Sie es handhaben möchten, legen wir mit Ihnen fest.
In Protokollen und Aktennotizen stecken oft Mandantendaten oder Dinge, die unter das Berufsgeheimnis fallen. Deshalb wählen wir Anbieter und Hosting mit Ihnen so aus, dass Ihre Daten keine fremden Modelle trainieren, und legen fest, wo Aufnahmen und Texte gespeichert und wann sie gelöscht werden.
Darum bleibt er ein Entwurf, bis ihn jemand gelesen hat, der dabei war. Die Vorlage führt Beschlüsse, Pendenzen und Fristen getrennt auf, damit sie sich schnell prüfen lassen. Abgelegt wird erst nach Ihrer Freigabe.
Nicht unbedingt. Oft reicht ein freigegebenes KI-Tool, mit dem Ihr Team nach einem Training Protokolle selbst vorbereitet. Wo Vorlagen, Ablage und Software zusammenspielen müssen, bauen wir einen Assistenten dafür.
In 30 Minuten schauen wir uns an, welche Protokolle und Rapporte bei Ihnen anfallen und welche davon künftig als Entwurf kommen könnten.