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Vom ersten Workshop zum laufenden System

Jedes Projekt mit Artifex Consulting folgt denselben vier Schritten, ob wir die Lösung für Sie umsetzen oder Ihr Team lernt, sie selbst zu bauen. Jeder Schritt hat ein klares Ziel und liefert Ergebnisse, die bei Ihnen bleiben. Was wir dafür von Ihnen brauchen, halten wir kurz und klar fest.

Schritt für Schritt

Die vier Schritte
im Detail

01

Verstehen & ausrichten

Dauer
Meist einige Wochen
Ablauf

Wir beginnen mit Gesprächen, nicht mit Technologie. Wir interviewen die Geschäftsleitung und die Teams im Tagesgeschäft und prüfen, welche Ziele und Rahmenbedingungen hinter dem Auftrag stehen. In einem Workshop legen wir dann fest, welche Ergebnisse zählen und wie wir sie messen. Brauchen Sie einen durchgerechneten Plan mit Verantwortlichen und Budgets, wird aus diesem Schritt unser Mandat KI-Strategie & Roadmap.

Das erhalten Sie
  • Ein abgestimmtes Briefing zu Zielen, Umfang und Rahmenbedingungen
  • Vereinbarte Erfolgskennzahlen und wie sie gemessen werden
  • Eine Shortlist der Workflows, die eine Detailanalyse lohnen
  • Frühe Warnsignale bei Daten, Sicherheit und Compliance
Das brauchen wir von Ihnen
  • Ein Sponsor, der entscheiden kann
  • Zeit für Interviews mit Führungskräften und operativen Teams
  • Strategiepapiere und Unterlagen früherer Projekte
  • Eine Ansprechperson für die Termine
02

Workflows analysieren

Dauer
Mehrere Wochen, je nach Umfang
Ablauf

Wir begleiten die beteiligten Teams im Arbeitsalltag und dokumentieren jeden ausgewählten Prozess von Anfang bis Ende: jeden Schritt, jede Übergabe, jedes genutzte System. Wir erheben Zeitaufwand, Volumen und Fehlerquoten als Ausgangswert und bewerten dann jeden möglichen Use Case nach Nutzen, Machbarkeit und Risiko. Genau das leistet unser Workflow-Audit. Mit der Use-Case-Bewertung legen wir fest, womit Sie beginnen.

Das erhalten Sie
  • Jeder Prozess, Schritt für Schritt erfasst
  • Gemessene Ausgangswerte für Zeit, Volumen und Fehler
  • Priorisierte KI-Potenziale mit nachvollziehbarer Begründung
  • Ein Vorschlag für das erste Projekt: Wir setzen um oder schulen Ihr Team
Das brauchen wir von Ihnen
  • Teammitglieder, die uns ihren Arbeitsalltag zeigen
  • Lesezugriff auf Beispieldaten und -dokumente
  • Input der IT zu Systemen, Zugängen und Einschränkungen
  • Rasches Feedback zu ersten Ergebnissen
03

Umsetzen oder schulen

Dauer
Wenige Wochen bis einige Monate
Ablauf

Sie entscheiden, wie das erste Projekt umgesetzt wird. Unser Entwicklungsteam bringt es vom Prototyp bis zum getesteten, integrierten System. Dafür nutzen wir unsere Services KI-Agenten & Assistenten nach Mass oder Automatisierung & Integration. Oder Ihr Team lernt in Team-Trainings und begleiteten Pilotprojekten, es selbst zu bauen, und wir prüfen die Arbeit in jeder Phase. Beides lässt sich auch kombinieren.

Das erhalten Sie
  • Eine Lösung im Einsatz oder ein Team, das sie selbst bauen kann
  • Dokumentation, Playbooks und Prompt-Bibliotheken
  • Guardrails für Datenumgang und menschliche Kontrolle
  • Ein Übergabeplan mit klaren Verantwortlichen bei Ihnen
Das brauchen wir von Ihnen
  • Ein Product Owner, der den Prozess genau kennt
  • Zugang zu den betroffenen Systemen und Testdaten
  • Zeit Ihres Teams für Tests, Feedback oder Trainings
  • Freigaben von IT und Security zu vereinbarten Meilensteinen
04

Messen & skalieren

Dauer
Laufend, mit regelmässigen Reviews
Ablauf

Sobald die Lösung im Alltag läuft, vergleichen wir Nutzung und Ergebnisse mit dem Ausgangswert aus Schritt zwei und berichten klar und ohne Fachjargon darüber. Wir räumen aus dem Weg, was Ihr Team bremst, verfeinern, was funktioniert, und planen die nächsten Rollouts für weitere Teams, Standorte und Prozesse. Damit das Know-how im Haus bleibt, sorgt unser KI-Enablement-Programm für interne Champions, Governance und Sprechstunden.

Das erhalten Sie
  • Regelmässige Berichte zu Nutzung und Ergebnissen, gemessen am Ausgangswert
  • Priorisierte Verbesserungsvorschläge
  • Ein Rollout-Plan für weitere Teams und Prozesse
  • Governance, die neue Use Cases absichert
Das brauchen wir von Ihnen
  • Zugriff auf Nutzungs- und Ergebnisdaten
  • Ehrliches Feedback aus dem Team, das die Lösung nutzt
  • Ein fester Review-Termin mit Ihrem Sponsor
  • Entscheide, wo als Nächstes skaliert wird

Schritt 03 · Umsetzen oder schulen

Schritt 3:Sie entscheiden

In Schritt drei ist klar, welcher Workflow sich ändern soll und was er leisten muss. Offen ist nur noch, wer ihn umsetzt. Artifex nimmt Ihnen die Arbeit ab oder macht Ihr Team fit, sie selbst zu erledigen. Viele Kunden kombinieren beides: Wir bauen die erste Lösung, danach lernt Ihr Team, sie zu betreiben und auszubauen.

UmsetzenFür Sie umgesetzt

Wir setzen es um

Unser Entwicklungsteam konzipiert und baut die Lösung, führt sie ein und hält sie danach am Laufen, während sich Ihr Team aufs Tagesgeschäft konzentriert. Meist setzen wir dabei auf KI-Agenten & Assistenten nach Mass und Automatisierung & Integration.

Ablauf

  • Eine kurze Spezifikation und ein lauffähiger Prototyp für den Use Case
  • Ihr Team testet den Prototyp zuerst an realen Fällen
  • Wir integrieren, testen und rollen stufenweise aus, immer mit menschlicher Prüfung
  • Nach dem Start prüfen wir Qualität, Nutzung und Kosten und verbessern laufend

Wer die Arbeit macht

  • Unser Entwicklungsteam mit einer festen Projektleitung
  • Von Ihnen: ein Product Owner, ein paar Testpersonen für jedes Release und Zugang zu den nötigen Systemen

Was Ihnen bleibt

  • Ein laufendes System in einer von Ihnen freigegebenen Umgebung
  • Dokumentation und Runbooks, die Ihre IT selbst pflegen kann
  • Die Wahl: laufender Support durch uns oder eine saubere Übergabe

Wann es passt

  • Sie brauchen rasch Ergebnisse und haben keine Entwickler frei
  • Das Projekt betrifft mehrere Systeme oder sensible Daten
  • Ihnen ist das Ergebnis wichtiger als ein eigenes KI-Team
Umsetzung starten
SchulenMit Ihnen umgesetzt

Wir schulen Ihr Team

Wir coachen Ihr Team, damit es die Lösung für denselben Use Case selbst bauen und betreiben kann. So bleibt das Know-how im Haus, auch wenn wir uns zurückziehen. Meist kombinieren wir dafür Team-Trainings mit unserem KI-Enablement-Programm.

Ablauf

  • Rollenspezifische Trainings mit Ihren Dokumenten, Tools und Aufgaben
  • Ein begleiteter Pilot: Ihr Team baut, wir prüfen jede Phase
  • Wir coachen interne KI-Champions, die im Team weiterhelfen
  • Wir vereinbaren Playbooks und Guardrails für die nächsten Projekte

Wer die Arbeit macht

  • Ihr Team, mit unseren Coaches und Fachleuten an der Seite
  • Von Ihnen: ein Pilotteam mit festen Zeitfenstern pro Woche und ein Sponsor, der den Weg frei macht

Was Ihnen bleibt

  • Das Know-how und ein Team, das schon ein Projekt umgesetzt hat
  • Playbooks, Vorlagen und ein eigenes Governance-Modell
  • Sprechstunden mit unseren Fachleuten, bis Ihr Team sattelfest ist

Wann es passt

  • KI soll zum Arbeitsalltag Ihrer Teams gehören
  • Ihr Team will lernen, und Sie können ihm die Zeit dafür geben
  • Viele kleine Use Cases sind wichtiger als ein grosses System
Training planen

FAQ

HäufigeFragen

Klare Antworten auf das, was Teams vor dem Start meist wissen wollen. Ist Ihre Frage nicht dabei? Dann klären wir sie im Erstgespräch.

  • Das hängt vom Umfang ab. Deshalb halten wir den Zeitplan schriftlich fest, bevor die Arbeit beginnt. Bestandsaufnahme und Workflow-Analyse dauern meist Wochen, nicht Monate. Ein erster Pilot dauert länger, ob Umsetzung oder Training: vom Kick-off bis zu einer Lösung, die Ihr Team täglich nutzt.

    Danach skalieren wir in dem Tempo, das Ihre Organisation verkraftet. Nach jedem Schritt können Sie pausieren oder aufhören.

  • Vor allem von vier Faktoren. Deshalb machen wir ein Angebot erst, wenn die ersten Schritte sie geklärt haben:

    • Wie viele Workflows, Teams und Standorte dazugehören
    • An wie viele Systeme die Lösung angebunden wird
    • Wie sensibel die Daten sind und wie viel Prüfung sie brauchen
    • Ob wir umsetzen oder Ihr Team dafür schulen

    Für jeden Schritt erhalten Sie ein eigenes Angebot. So kennen Sie die Kosten der nächsten Phase, bevor Sie zusagen.

  • Bevor wir etwas bauen, legen wir gemeinsam fest, worauf wir zugreifen dürfen, wo die Daten verarbeitet werden und wer die Ergebnisse prüft. Wir arbeiten innerhalb Ihrer bestehenden Berechtigungen und Richtlinien, nutzen nach Möglichkeit Konten unter Ihrer Kontrolle und setzen nur KI-Dienste ein, deren Datenschutzbestimmungen Ihr Sicherheitsteam freigegeben hat.

    Jede Entscheidung dokumentieren wir für Ihre Compliance-Prüfung.

  • Weniger, als die meisten denken, aber ganz ohne geht es nicht. Zu Beginn braucht es kurze Interviews mit Führungskräften und operativen Teams. Bei einer Umsetzung nimmt ein Product Owner an regelmässigen Check-ins teil, und ein paar Testpersonen prüfen jedes Release.

    Ein Schulungsprogramm verlangt mehr: Das Pilotteam braucht jede Woche fest reservierte Zeit, die wir vorab mit Ihnen einplanen.

  • Wir sind an keinen Anbieter gebunden. Wir gehen von der Software aus, die Sie bereits haben (etwa Office-Suite, CRM oder Ticketsystem), und wählen Modelle etablierter Hersteller, passend zur Aufgabe, zu Ihren Datenrichtlinien und zu den Betriebskosten.

    Reichen die KI-Funktionen der Tools, für die Sie ohnehin bezahlen, nutzen wir diese, statt etwas Neues einzuführen.

  • Was entstanden ist, gehört Ihnen, samt Dokumentation für den Betrieb. Bei einer Umsetzung bleiben wir auf Wunsch für Monitoring und Verbesserungen an Bord, oder Ihre IT übernimmt. Nach einer Schulung behalten Sie die Playbooks und können über unser KI-Enablement-Programm Sprechstunden buchen.

    In beiden Fällen messen wir die Ergebnisse gemeinsam am Ausgangswert. Dann entscheiden Sie: skalieren, anpassen oder aufhören.

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