KI-Champions im Team aufbauen: wer sich eignet und was sie brauchen

Das Wichtigste in Kürze

• KI-Champions sind Leute aus dem Fachbereich, die KI gut nutzen und anderen dabei helfen. Technikprofis müssen sie nicht sein.
• Wählen Sie Personen, denen das Team vertraut und die die Abläufe kennen, nicht einfach die Technikbegeisterten.
• Ohne fest reservierte Zeit wird die Rolle zur Gratisarbeit am Feierabend und schläft ein.
• Halten Sie die Rolle schriftlich fest: Aufgaben, Zeit, Ansprechperson und was Champions entscheiden dürfen.
• Die Geschäftsleitung bleibt in der Pflicht: Sie setzt den Rahmen, schützt die Zeit und entscheidet offene Fragen rasch.

KI-Champions sind Kolleginnen und Kollegen aus dem Fachbereich, die KI in ihrer eigenen Arbeit gut einsetzen und den Leuten um sie herum helfen, es ebenfalls zu tun. Sie sind keine IT-Fachleute, sondern geschätzte, neugierige Teammitglieder, die etwas mehr Schulung, ein paar fest reservierte Stunden und eine klare Rolle bekommen. In einem KMU sorgen sie dafür, dass KI nach dem ersten Workshop nicht wieder aus dem Alltag verschwindet.

Was macht ein KI-Champion konkret?

Die Rolle ist klein, aber sie hat klare Aufgaben. Ein Champion bleibt in seiner bisherigen Funktion, als Sachbearbeiterin, Projektleiter oder Buchhalterin, und übernimmt daneben ein paar feste Aufgaben:

• Setzt KI in der eigenen Arbeit ein und zeigt im Teammeeting in fünf Minuten, was funktioniert hat und was nicht.
• Ist erste Anlaufstelle für Fragen wie «Wie fasse ich damit einen langen Mailverlauf zusammen?»
• Sammelt bewährte Prompts und Beispiele und pflegt die gemeinsame Prompt-Bibliothek. Wie gute Prompts aussehen, zeigt Prompts schreiben: Grundlagen für Teams im Büro.
• Merkt, wo Regeln unklar sind oder einen sinnvollen Einsatz verhindern, und meldet das der Person, die über die Regeln entscheidet.
• Erkennt neue Einsatzmöglichkeiten im Team und bringt sie dorthin, wo über Use Cases entschieden wird.
• Hilft neuen Kolleginnen und Kollegen beim Einstieg in die freigegebenen Tools.

Was gehört nicht zur Rolle?

Genauso wichtig ist, was Champions nicht sind. Sie sind nicht der IT-Support: Lizenzen, Passwörter, Installationen und Berechtigungen bleiben bei Ihrer IT oder Ihrem IT-Partner. Sie entscheiden nicht, was erlaubt ist. Das legt die Geschäftsleitung fest, am besten in einer kurzen KI-Richtlinie für Mitarbeitende. Und sie erledigen nicht die KI-Arbeit aller anderen. Wer jede Aufgabe an den Champion weiterreicht, lernt nichts dazu, und der Champion kommt nicht mehr zu seiner eigenen Arbeit.

Wer eignet sich als KI-Champion?

Technisches Wissen ist weniger wichtig, als viele denken. Entscheidend ist, ob jemand im Team gehört wird und die Arbeit kennt. Achten Sie auf diese Eigenschaften:

• Geschätzt für die eigene Arbeit, damit andere zuhören, wenn die Person etwas empfiehlt.
• Neugierig und geduldig, mit Freude daran, etwas zu erklären.
• Kennt die Abläufe aus erster Hand: im Treuhandbüro etwa jemand aus der Buchhaltung, im Handwerksbetrieb die Person, die Offerten schreibt oder Einsätze plant.
• Sorgfältig: prüft Ergebnisse und nimmt Datenregeln ernst.
• Hat Zeit oder kann sie bekommen, ohne dass andere Arbeit liegen bleibt.

Fragen Sie zuerst nach Freiwilligen und sprechen Sie dann gezielt die Personen an, die passen. Ernennen Sie nicht automatisch die jüngste Person im Team oder jene, die ohnehin jedes neue Tool ausprobiert. Eine anfangs skeptische Kollegin, die sich überzeugen lässt, kann im Team mehr bewegen als jemand, den alle als Technikfan kennen.

Wie viel Zeit brauchen KI-Champions?

Ohne fest reservierte Zeit funktioniert die Rolle nicht. Sie wird zur Zusatzarbeit am Feierabend, und nach ein paar Monaten schläft sie ein. Vereinbaren Sie einen festen, bescheidenen Rahmen, etwa eine Stunde pro Woche oder einen halben Tag pro Monat, und halten Sie fest, welche andere Arbeit dafür wegfällt. Die vorgesetzte Person muss diesen Rahmen mittragen. In der Einführungsphase, wenn viele Fragen kommen, darf es mehr sein. Danach pendelt es sich ein.

Wie bauen Sie die Rolle Schritt für Schritt auf?

1. Rolle festhalten.Beschreiben Sie auf einer halben Seite, was ein Champion tut, wie viel Zeit dafür reserviert ist, an wen er sich wendet und was er entscheiden darf. Das schafft Klarheit für die Champions und für das Team.
2. Auswählen und anfragen.Eine Person pro Team oder Standort ist ein guter Start. In einem kleinen Büro kann eine einzige Person für den ganzen Betrieb reichen. Fragen Sie persönlich und sagen Sie, warum Sie gerade diese Person fragen.
3. Champions zuerst schulen.Champions brauchen einen Vorsprung: eine vertiefte Schulung zu den freigegebenen Tools, zum Prompten, zum Prüfen von Ergebnissen und zu den Datenregeln, bevor das ganze Team an die Reihe kommt. Das ist fester Teil unserer Team-Trainings.
4. Werkzeuge bereitstellen.Zugang zu den freigegebenen Tools, ein gemeinsamer Ort für Prompts und Beispiele und ein direkter Draht zur Person, die über Regeln und Tools entscheidet.
5. Champions vernetzen.Einmal im Monat ein kurzer Austausch über die Teams hinweg: Was funktioniert, welche Fragen kommen, wo hakt es? Hier tauchen gute Ideen für neue Use Cases auf, die Sie danach mit einer Use-Case-Bewertung priorisieren.
6. Sichtbar machen.Die Geschäftsleitung erwähnt die Arbeit der Champions in Sitzungen, gelungene Beispiele werden im Team geteilt, und die Rolle kommt im Mitarbeitergespräch zur Sprache. Was niemand sieht, gilt schnell als Nebensache.

Was brauchen Champions von der Geschäftsleitung?

Champions ersetzen keine Führung, sie verstärken sie. Die Inhaberin oder der Partner muss klar sagen, dass KI erwünscht ist und in welchem Rahmen. Die Geschäftsleitung schützt die reservierte Zeit, fragt in Sitzungen nach, wie es läuft, und entscheidet rasch, wenn ein Champion eine Frage nach oben trägt. Bleibt eine Frage wochenlang liegen, etwa ob ein bestimmtes Tool für Kundendaten verwendet werden darf, verlieren Champions im Team an Glaubwürdigkeit. Unser KI-Enablement-Programm begleitet genau diesen Teil, mit Coaching für die Champions und regelmässigen Sprechstunden.

Ein Champion ohne reservierte Zeit ist bloss die Person, die am meisten gefragt wird.

Woran erkennen Sie, ob es funktioniert?

Zufriedenheitsumfragen sagen wenig. Schauen Sie nach drei und nach sechs Monaten auf diese Punkte:

• Nutzen die Teams die freigegebenen Tools regelmässig, und zwar nicht nur die Champions selbst?
• Greifen andere auf die Prompt-Bibliothek zurück, und kommen neue Einträge dazu?
• Werden die Fragen an die Champions mit der Zeit anspruchsvoller? Das ist ein gutes Zeichen.
• Welche Aufgaben erledigt das Team heute anders als vor drei Monaten, und spart das Zeit? Wie Sie das sauber erfassen, zeigt Zeitersparnis durch KI messen.
• Wie geht es den Champions? Reicht die Zeit, oder frisst die Rolle ihre Abende?

Welche Fehler sollten Sie vermeiden?

• Champions ernennen, ohne es dem Team zu sagen. Sagen Sie, wer die Champions sind, wobei sie helfen und wobei nicht, damit alle wissen, an wen sie sich wenden können.
• Champions die Regeln durchsetzen lassen. Erklären dürfen sie die Regeln, aber wer Kolleginnen und Kollegen kontrollieren muss, verliert das Vertrauen, von dem die Rolle lebt.
• Zulassen, dass am Ende nur der Champion KI gekonnt einsetzt. Ziel ist, dass das ganze Team besser wird. Schauen Sie deshalb auch darauf, wie weit die anderen sind.
• Champions von Entscheiden fernhalten. Führen ihre Hinweise auf unklare Regeln oder neue Use Cases nie zu etwas, hören sie bald auf, welche zu geben.
• Zu gross starten. Ein Champion und ein Team, bei dem es gut läuft, überzeugen mehr als ein Programm, das im ganzen Betrieb angekündigt wird.

Wie geht es nach dem ersten Jahr weiter?

Vergeben Sie die Rolle für eine bestimmte Dauer, etwa ein Jahr, und besprechen Sie danach mit jedem Champion, ob er weitermachen möchte. Ein Wechsel verteilt das Wissen auf mehr Köpfe, und frühere Champions bleiben gute Ansprechpersonen. Wie Champions mit Schulung, Regeln und Messung zusammenspielen, zeigt die Seite KI im Team. Und wie der Workshop, mit dem vieles beginnt, auch langfristig wirkt, beschreibt KI-Workshops, die auch nach sechs Monaten noch wirken.