Das Wichtigste in Kürze

  • Planen Sie den Workshop vom Ziel her: Welche Aufgaben soll Ihr Team in ein paar Monaten anders erledigen?
  • Üben Sie mit freigegebenen Tools und Originaldokumenten aus dem Arbeitsalltag, und reservieren Sie den Grossteil der Zeit für die Praxis.
  • Legen Sie schon vor dem Workshop fest, wie es danach weitergeht: kurze Sprechstunden, interne Champions und eine gemeinsame Prompt-Bibliothek.
  • Messen Sie über Monate, ob die Tools genutzt werden und was sie bewirken. Wie zufrieden alle am Workshoptag waren, zählt dafür wenig.
  • Aktualisieren Sie die Unterlagen, sobald sich die Tools ändern, statt denselben Workshop zu wiederholen.

Warum die Begeisterung so schnell verfliegt

Viele Unternehmen haben schon eine KI-Schulung durchgeführt, die am Tag selbst gut ankam: Die Leute machten engagiert mit, die Demos überzeugten, die Feedbackbögen fielen positiv aus. Ein paar Wochen später war wieder alles beim Alten. Am Inhalt liegt das selten. Der Grund: Der Workshop wurde als einmaliger Anlass behandelt und nicht als Start einer neuen Arbeitsweise.

Ein Workshop wirkt dann nachhaltig, wenn er vom Ziel her geplant wird, also ausgehend vom Verhalten, das Sie in ein paar Monaten sehen wollen. Konkret heisst das: die Aufgaben festlegen, die Ihr Team künftig anders erledigt, genug Übung einplanen, damit alle sicher werden, und Unterstützung für die Wochen organisieren, in denen jemand nicht weiterkommt. Dieser Artikel behandelt die drei wichtigsten Bausteine: Konzept, Begleitung und Messung. Er basiert darauf, wie wir bei Artifex Team-Trainings durchführen.

Beim Arbeitsalltag ansetzen

Sprechen Sie zuerst mit ein paar Personen aus jeder Rolle, die am Workshop teilnimmt. Fragen Sie, womit sie ihre Woche verbringen, welche Aufgaben sie als repetitiv empfinden und wo sie KI bereits nutzen oder lieber meiden. Wählen Sie auf dieser Basis für jede Gruppe eine Handvoll konkreter Aufgaben aus. Im Kundenservice kann das heissen: lange Beschwerdeverläufe zusammenfassen und erste Antworten entwerfen. Im Analyseteam: Daten bereinigen und Ergebnisse in einfachen Worten erklären.

Bauen Sie den Workshop um diese Aufgaben herum auf, mit freigegebenen Originaldokumenten, aus denen sensible Angaben wo nötig entfernt wurden. Allgemeine Beispiele sind schneller vorbereitet, doch der Transfer an den eigenen Arbeitsplatz fällt schwerer. Wer an genau solchen E-Mail-Verläufen oder Berichten übt, wie sie am Montag auf dem Tisch liegen, sieht den Bezug zur eigenen Arbeit sofort. Ein paar Grundregeln helfen dabei:

  • Stellen Sie die Gruppen nach Rollen zusammen, damit jede Übung für alle im Raum relevant ist.
  • Arbeiten Sie mit den Tools, die im Unternehmen erlaubt sind, vorab eingerichtet und getestet.
  • Klären Sie früh, wie KI sicher genutzt wird: welche Daten wohin dürfen, wie man Ergebnisse prüft und wann KI fehl am Platz ist.
  • Halten Sie Präsentationen kurz und geben Sie den Übungen die meiste Zeit. Die Kursleitung geht dabei von Platz zu Platz.
  • Lassen Sie zum Schluss jede Person eine Aufgabe notieren, die sie in der kommenden Woche anders angeht.

So kann der Workshop ablaufen

  1. Einordnung.Was die Tools gut können und wo ihre Schwächen liegen, kurz erklärt an Beispielen aus der Arbeit des Teams.
  2. Guardrails.Die Regeln Ihres Unternehmens zu Daten, Genauigkeit und Prüfung, praxisnah erklärt statt in Paragrafensprache.
  3. Angeleitete Übung.Die Kursleitung geht eine konkrete Aufgabe aus dem Alltag Schritt für Schritt durch, alle machen am eigenen Bildschirm mit.
  4. Übung in Eigenregie.Alle bearbeiten ihre eigenen Aufgaben, tauschen sich über ihr Vorgehen aus und holen sich bei Bedarf Hilfe.
  5. Vereinbarungen.Jede Person nennt eine Aufgabe, die sie künftig anders erledigt. Die Gruppe legt fest, wo und wann sie die Ergebnisse teilt.

Die Zeit danach vorher planen

Ob ein Workshop etwas bewirkt, entscheidet sich in den Wochen danach. Planen Sie diese Wochen deshalb schon vorher und sagen Sie den Teilnehmenden, was sie erwartet. Am meisten bringen kurze, regelmässige Termine. Eine Sprechstunde, zu der man eine Aufgabe mitbringt, bei der man nicht weiterkommt, ist mehr wert als ein zweiter Vortrag.

Hier kommt es mehr auf die Führungskräfte an als auf die Kursleitung. Fragt die Teamleitung in der wöchentlichen Sitzung nach, wie es mit den vorgenommenen Aufgaben läuft, bekommen die neuen Gewohnheiten Aufmerksamkeit und Zeit. Spricht niemand mehr davon, gehen sie im Tagesgeschäft still und leise unter. Informieren Sie die Führungskräfte vor dem Workshop: Was werden ihre Teams ausprobieren, und wie können sie dabei helfen?

Bestimmen Sie in jedem Team ein paar interne Champions. Sie müssen keine Technikprofis sein, wohl aber neugierig und im Team anerkannt. Geben Sie ihnen zusätzliches Coaching und jede Woche etwas Zeit, um anderen zu helfen. Richten Sie ausserdem einen gemeinsamen Ort für Prompts, Vorlagen und bewährte Beispiele ein. So verbreiten sich gute Ideen, statt auf einem einzelnen Laptop liegen zu bleiben. Unser KI-Enablement-Programm gibt dem einen festen Rahmen, mit Coaching für die Champions und regelmässigen Sprechstunden.

Der Workshop vermittelt das Handwerk. In den Monaten danach entscheidet sich, ob es sich für die Leute lohnt, dabeizubleiben.

Wirkung messen, nicht Stimmung

Feedbackbögen am Workshoptag zeigen, ob die Schulung gefallen hat. Ob sich etwas verändert hat, sehen Sie darauf nicht. Legen Sie vorab fest, worauf Sie achten, und prüfen Sie es in den folgenden Monaten mehrmals: zum Beispiel einige Wochen nach dem Workshop, dann nach drei und nach sechs Monaten.

Aussagekräftig sind etwa diese Fragen: Werden die freigegebenen Tools noch genutzt? Werden die Aufgaben, die sich die Leute vorgenommen haben, heute anders erledigt? Und brauchen diese Aufgaben inzwischen weniger Zeit oder führen sie zu weniger Fehlern? Auch eine kurze Selbsteinschätzung macht Fortschritte sichtbar: Wie sicher fühlen sich die Teilnehmenden vor dem Workshop, und wie sicher einige Zeit danach? Haben Sie die Workflows vorab erfasst, dienen diese Daten als Ausgangswerte für den Vergleich, so wie in unserem Workflow-Audit in fünf Schritten beschrieben.

Kommt der Fortschritt ins Stocken, fragen Sie nach dem Warum. Manchmal passt das Tool nicht zur Aufgabe, manchmal fehlt die Zeit zum Üben, manchmal verhindert eine Regel einen sinnvollen Einsatz. Jede Ursache braucht eine andere Lösung, und selten ist die Antwort derselbe Workshop noch einmal. Sprechen Sie mit einigen, die die Tools nicht mehr nutzen, und mit einigen, die dabeigeblieben sind. Was diese Leute erzählen, sagt meist mehr als jedes Dashboard.

Inhalte aktuell halten

KI-Tools entwickeln sich schnell, und mit ihnen die Aufgaben, für die man sie einsetzt. Überprüfen Sie Unterlagen und Prompt-Bibliothek deshalb alle paar Monate. Streichen Sie, was nicht mehr funktioniert, ergänzen Sie Beispiele von Teams, die neue Einsatzmöglichkeiten gefunden haben, und bieten Sie kurze Auffrischungen für Gruppen an, deren Tools sich geändert haben. Verstehen Sie den Workshop als ersten Schritt eines Programms. Dann nutzt Ihr Team das Gelernte noch lange nach dem Workshoptag.

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