Das Wichtigste in Kürze

  • Ein guter Prompt ist ein Auftrag mit allem Nötigen: Aufgabe, Kontext, Material, Zielgruppe, Format und Grenzen.
  • Schwache Antworten liegen meist an fehlendem Kontext. Geben Sie der KI, was auch eine neue Kollegin für dieselbe Aufgabe bräuchte.
  • Verbessern Sie die erste Antwort, indem Sie genau sagen, was nicht passt, oder lassen Sie die KI zuerst Rückfragen stellen.
  • Prüfen Sie Namen, Zahlen und Daten und alles, was die KI ergänzt hat, obwohl es nicht in Ihrem Material stand.
  • Speichern Sie bewährte Prompts als gemeinsame Vorlagen, damit das ganze Team davon profitiert.

Ein guter Prompt ist ein klarer Auftrag: Er sagt der KI, was sie tun soll, für wen, mit welchem Material und in welcher Form. Schwache Antworten liegen selten am Tool, meist fehlt der Kontext. Wenn Sie der KI geben, was auch eine neue Kollegin für dieselbe Aufgabe bräuchte, und das Ergebnis vor dem Einsatz prüfen, bekommen Sie für die meisten Büroaufgaben brauchbare Entwürfe.

Was ist ein Prompt, und warum kommt es auf die Formulierung an?

Ein Prompt ist die Anweisung, die Sie in einen KI-Assistenten wie ChatGPT, Microsoft 365 Copilot, Claude oder Gemini eintippen. Das Modell kennt nur, was im Prompt und in angehängten Dateien steht, dazu sein allgemeines Wissen aus dem Training. Ihren Kunden, Ihren Ton und den bisherigen Mailverlauf kennt es nicht. Fehlt etwas, füllt es die Lücke mit dem Wahrscheinlichsten, und das ist meist das Allgemeinste. Deshalb liefert «Schreib eine Antwort an diesen Kunden» eine höfliche Mail, die nichts sagt. Stellen Sie sich eine fähige Aushilfe an ihrem ersten Tag vor: Sie ist schnell und schreibt gut, weiss aber nichts über Ihren Betrieb. Genau so sollten Sie die KI briefen.

Was gehört in einen guten Prompt?

Gute Prompts bestehen aus wenigen Bausteinen. Nicht jeder Prompt braucht alle sechs. Je wichtiger das Ergebnis ist, desto mehr davon sollten drinstehen.

  1. Aufgabe.Ein klares Verb am Anfang: zusammenfassen, entwerfen, vergleichen, auflisten, prüfen, umformulieren. Eine Aufgabe pro Prompt funktioniert besser als drei auf einmal.
  2. Kontext.Wer Sie sind, worum es geht und was bisher passiert ist. Zum Beispiel: «Ich arbeite in einem Treuhandbüro. Der Kunde hat die Unterlagen für den Jahresabschluss unvollständig geschickt.»
  3. Material.Der Text, mit dem die KI arbeiten soll: der Mailverlauf, das Protokoll, der Auszug aus dem Vertrag, sofern Ihre Regeln das erlauben. Schreiben Sie dazu, dass sie sich an dieses Material halten soll.
  4. Zielgruppe und Ton.Wer das Ergebnis liest: ein langjähriger Kunde, eine Mieterin, die Partnersitzung. Dazu der Ton: förmlich mit Sie, freundlich, knapp, Schweizer Rechtschreibung.
  5. Format und Länge.Wie das Ergebnis aussehen soll: Stichpunkte, eine Tabelle, ein Betreff mit drei kurzen Absätzen, höchstens eine halbe Seite.
  6. Grenzen.Was die KI nicht tun soll: keine Termine zusagen, keine Preise nennen, nichts erfinden. Und was sie tun soll, wenn etwas fehlt: nachfragen oder die Lücke markieren.

Wie sieht ein schwacher und wie ein guter Prompt aus?

Ein Beispiel aus einer Liegenschaftsverwaltung: Eine Mieterin meldet per Mail, dass ihr Geschirrspüler nicht mehr läuft. Der schwache Prompt lautet «Schreib eine Antwort an diese Mieterin». Heraus kommt eine freundliche Mail ohne Inhalt oder, schlimmer, eine, die einen Reparaturtermin verspricht, den es nicht gibt. Der gute Prompt lautet etwa so: «Du arbeitest in einer Liegenschaftsverwaltung. Entwirf eine Antwort auf die Mail unten. Bedanke dich für die Meldung, bestätige, dass wir einen Servicetechniker beauftragt haben, der sich für einen Termin meldet, und bitte um die Modellnummer auf dem Typenschild an der Innenseite der Tür. Förmlich mit Sie, freundlich, höchstens 120 Wörter, Schweizer Rechtschreibung. Nenne kein Datum. Mail: […]»

Der zweite Prompt ist länger, aber er enthält, was die KI nicht wissen kann: dass ein Techniker beauftragt ist, welche Angabe noch fehlt, wie Sie schreiben und was auf keinen Fall in der Antwort stehen darf. Am Ergebnis müssen Sie kaum noch etwas ändern. Schreiben Sie solche Mails täglich, lohnt es sich, den Prompt einmal sauber aufzusetzen und als Vorlage zu speichern.

Wie kommen Sie von der ersten zur guten Antwort?

Die erste Antwort ist ein Entwurf. Behandeln Sie die Arbeit mit der KI wie ein Gespräch mit jemandem, der schnell lernt, wenn man ihm klar sagt, was fehlt.

  • Sagen Sie genau, was nicht passt: «kürzer», «weniger förmlich», «der zweite Punkt stimmt nicht, die Frist ist Ende März». Ein «bitte besser» hilft wenig.
  • Lassen Sie die KI zuerst fragen: «Bevor du schreibst, stell mir die Fragen, die du für einen guten Entwurf brauchst.» Das hilft besonders, wenn Sie selbst noch nicht genau wissen, was alles hineingehört.
  • Geben Sie ein Beispiel: Fügen Sie eine Mail ein, die Ihnen gelungen scheint, und bitten Sie die KI, im gleichen Stil zu schreiben.
  • Teilen Sie grosse Aufgaben auf: zuerst zusammenfassen, dann gliedern, dann formulieren. So können Sie jede Zwischenstufe prüfen.
  • Beginnen Sie einen neuen Chat, wenn das Gespräch in die falsche Richtung läuft. Alte Anweisungen im Verlauf können spätere Antworten verfälschen.

Wie prüfen Sie, was die KI liefert?

KI formuliert flüssig und überzeugend, auch wenn sie danebenliegt. Warum das so ist, erklärt der Artikel Warum KI halluziniert. Für den Alltag genügt eine Faustregel: Je mehr ein Text zählt, desto genauer prüfen Sie ihn. Eine interne Notiz lesen Sie kurz gegen, ein Brief an einen Kunden oder an ein Amt verdient einen sorgfältigen Blick.

  • Prüfen Sie Namen, Zahlen, Beträge, Daten und Fristen immer an der Quelle.
  • Achten Sie auf alles, was nicht in Ihrem Material stand. Ergänzt die KI eine Regel, einen Gesetzesartikel oder eine Zusage, fragen Sie nach der Herkunft.
  • Vergleichen Sie Zusammenfassungen mit dem Original. Fehlende Punkte fallen weniger auf als falsche.
  • Bitten Sie die KI, die Stellen zu nennen, auf die sie sich stützt, und aufzulisten, wo sie unsicher ist.

Was gehört nicht in einen Prompt?

Das hängt vom Tool ab und von den Regeln Ihres Betriebs. Für ein Geschäftskonto mit vertraglichen Zusagen zur Datenverwendung gilt anderes als für eine Gratisversion, die jemand privat nutzt. Personendaten, Mandantendaten, Personaldossiers und alles, was unter ein Berufsgeheimnis fällt, gehören nur in Tools, die Ihr Betrieb dafür freigegeben hat. Im Zweifel anonymisieren Sie: «Kunde A» statt des Namens, Beträge und Adressen weglassen, wenn die Aufgabe sie nicht braucht. Was in eine Richtlinie für Ihr Team gehört, zeigt der Artikel KI-Richtlinie für Mitarbeitende. Den rechtlichen Rahmen beschreibt KI und Datenschutz in der Schweiz.

Wie baut ein Team eine gemeinsame Prompt-Bibliothek auf?

Gute Prompts sind Wissen, das dem ganzen Team gehören sollte. Statt dass jede Person für sich herausfindet, wie die Zusammenfassung eines Kundengesprächs gelingt, speichern Sie bewährte Prompts als Vorlagen mit Platzhaltern wie [Name des Kunden] oder [Mail hier einfügen]. Legen Sie sie an einem gemeinsamen Ort ab, etwa im Intranet oder in einem geteilten Dokument. Ein guter Eintrag enthält:

  • Wofür der Prompt gedacht ist und wofür nicht.
  • Die Vorlage selbst, mit klar markierten Platzhaltern.
  • Ein Beispiel für ein gutes Ergebnis.
  • Worauf man beim Prüfen besonders achten muss.
  • Wer die Vorlage pflegt und wann sie zuletzt geprüft wurde.

Ohne jemanden, der sie pflegt, veraltet die Bibliothek. Diese Aufgabe passt gut zu den KI-Champions in Ihrem Team. Gehen Sie die Vorlagen alle paar Monate durch, denn mit neuen Versionen der Tools ändert sich auch, was gut funktioniert.

Geben Sie der KI, was Sie einer neuen Kollegin am ersten Tag geben würden, und prüfen Sie ihre Arbeit so, wie Sie deren Arbeit prüfen würden.

Wie lernt ein Team das Prompten am schnellsten?

Prompten lernt man durch Üben an der eigenen Arbeit, nicht mit Listen voller Tricks. Am meisten bringt eine kurze, praktische Schulung mit Ihren eigenen Dokumenten und den Tools, die Sie freigegeben haben. Danach folgen ein paar Wochen, in denen alle bewusst ausprobieren und gute Prompts teilen. So sind unsere Team-Trainings aufgebaut. Wie das Gelernte auch nach Monaten noch sitzt, lesen Sie in KI-Workshops, die auch nach sechs Monaten noch wirken. Und wenn heute jede Person im Team KI anders nutzt, zeigt die Seite KI im Team, wie Sie daraus eine gemeinsame Arbeitsweise machen.

Häufige Fragen

Muss ich Prompts auf Englisch schreiben?

Nein. Die gängigen Assistenten verstehen Deutsch gut und antworten in der Sprache, in der Sie fragen. Wenn Sie Schweizer Rechtschreibung mit «ss» möchten, schreiben Sie das ausdrücklich in den Prompt oder in die persönlichen Einstellungen, sofern Ihr Tool solche anbietet. Fachbegriffe verwenden Sie so, wie Sie sie im Alltag brauchen.

Gibt es Formulierungen, die immer bessere Antworten bringen?

Kaum. Eine Rollenangabe wie «Du bist eine erfahrene Sachbearbeiterin in einer Verwaltung» kann Ton und Blickwinkel setzen. Viel mehr bewirken die Angaben, die Sie mitgeben: Kontext, Material, Format und Grenzen. Ein klarer Auftrag schlägt jeden Trick.

Wie lang darf ein Prompt sein?

So lang, wie die Aufgabe es verlangt. Für eine Umformulierung reichen ein paar Wörter, für einen Kundenbrief mit Material darf es eine halbe Seite sein. Lange Prompts sind kein Problem, fehlende Angaben schon. Gliedern Sie lange Prompts mit Absätzen, damit die KI Auftrag und Material auseinanderhalten kann.

Warum liefert derselbe Prompt unterschiedliche Antworten?

Sprachmodelle erzeugen Text mit einer gewissen Zufälligkeit, und auch der bisherige Gesprächsverlauf beeinflusst die Antwort. Das ist normal und kein Fehler. Für wiederkehrende Aufgaben helfen eine feste Vorlage, ein neuer Chat pro Aufgabe und eine kurze Prüfung jedes Ergebnisses.

Darf ich Kundendaten in einen Prompt kopieren?

Nur in ein Tool, das Ihr Betrieb für diese Daten freigegeben hat, und nur so viel, wie die Aufgabe braucht. Bei Gratisversionen sollten Sie genau prüfen, ob Ihre Eingaben zum Trainieren verwendet werden dürfen. Wer einem Berufsgeheimnis untersteht, etwa als Anwältin oder Anwalt, legt noch strengere Massstäbe an. Im Zweifel anonymisieren Sie die Angaben vorher.