Neue Mitarbeitende schneller einarbeiten mit KI

Das Wichtigste in Kürze

• KI hilft bei der Einarbeitung vor allem, weil Neue ihre vielen kleinen Fragen selbst klären können, mit Verweis auf die Quelle.
• Ein Onboarding-Assistent ist nur so gut wie das Wissen, das schriftlich vorliegt.
• Bezugsperson, Mitlaufen im Alltag und Feedback bleiben Sache von Menschen.
• Neue sehen über den Assistenten nur, was ihre Rolle braucht, und ihre Fragen werten Sie anonym aus.
• Jede Einarbeitung zeigt Lücken, die Sie für die nächste schliessen.

KI beschleunigt die Einarbeitung vor allem, weil neue Mitarbeitende ihre vielen kleinen Fragen selbst beantworten können: wo eine Vorlage liegt, wie ein Ablauf geht, was ein internes Kürzel bedeutet. Ein Assistent, der aus Ihren eigenen Dokumenten antwortet und die Quelle zeigt, entlastet die erfahrenen Kolleginnen und Kollegen. Was KI nicht ersetzt, sind die Bezugsperson, das Mitlaufen im Alltag und das Feedback.

Wo geht bei der Einarbeitung Zeit verloren?

Selten bei den geplanten Schulungen, meistens bei den unzähligen kleinen Fragen der ersten Wochen. Jede einzelne ist schnell beantwortet, aber jede unterbricht jemanden. Neue fragen zudem ungern ein drittes Mal nach und suchen lieber selbst, oft lange und manchmal am falschen Ort. Das Einarbeitungsdossier von vor drei Jahren hilft auch nicht weiter, weil sich Abläufe und Ablagen seither verändert haben. So hängt der Erfolg der Einarbeitung daran, wie viel Zeit die erfahrenen Leute neben ihrer eigenen Arbeit finden.

Was kann KI bei der Einarbeitung übernehmen?

Vor allem den wiederkehrenden Teil der Wissensweitergabe, also die Erklärungen, die Ihre erfahrenen Leute sonst bei jeder neuen Person von vorn geben. Konkret:

• Fragen beantworten: Ein Assistent kennt Ihr Handbuch, Ihre Abläufe und Vorlagen und antwortet mit Link zur Quelle, auch beim zehnten Mal geduldig.
• Einarbeitungsplan entwerfen: Aus einer Vorlage pro Funktion entsteht ein Plan für die ersten Wochen, den die Bezugsperson anpasst.
• Begriffe erklären: interne Abkürzungen, Produktnamen und die Fachsprache Ihrer Branche.
• Üben lassen: ein Kundengespräch, eine Mieterreklamation oder eine Telefonanfrage im Rollenspiel durchspielen, mit Rückmeldung anhand Ihrer eigenen Richtlinien.
• Dossiers zusammenfassen: Wer ein laufendes Projekt oder Mandat übernimmt, bekommt eine Übersicht mit den wichtigsten Dokumenten und offenen Punkten.
• Wissen abfragen: kurze Fragen zu Abläufen, die zeigen, wo noch Unsicherheit besteht.

Was bleibt bei Menschen?

Die Bezugsperson, die Kultur und das Urteil. KI kann erklären, wie ein Ablauf aussieht, aber nicht, warum Sie bei einem bestimmten Kunden anders vorgehen. Sie baut kein Vertrauen auf und merkt nicht, wenn jemand überfordert ist. Planen Sie deshalb weiterhin eine feste Bezugsperson, regelmässige kurze Gespräche und Mitlaufen bei echten Aufträgen ein. Der Assistent schafft für diese Gespräche mehr Raum, weil die Routinefragen schon beantwortet sind. Und vieles lernen Neue nebenbei, etwa wenn sie hören, wie eine Kollegin ein schwieriges Telefonat führt. Das kann kein Assistent ersetzen.

Was braucht es, damit ein Onboarding-Assistent hilft?

Vor allem aufgeschriebenes Wissen, denn ein Assistent kann nur aus Dokumenten antworten, die es gibt und die stimmen. Wie Sie dieses Wissen sammeln und pflegen, beschreibt Interne Wissensdatenbank mit KI aufbauen. Für die Einarbeitung brauchen Sie mindestens:

• Die wichtigsten Abläufe jeder Funktion, kurz beschrieben.
• Aktuelle Vorlagen und interne Regeln an einem Ort.
• Zugriffsrechte nach Rolle: Neue sehen über den Assistenten, was ihre Funktion braucht, und nicht mehr.
• Eine Person, die Antworten prüft und Lücken schliesst.

Achten Sie auch auf die Daten der neuen Mitarbeitenden selbst. Speichert das Tool, welche Fragen jemand stellt oder wie Übungen ausfallen, bearbeiten Sie Daten über Mitarbeitende. Nach Art. 328b OR darf der Arbeitgeber solche Daten nur bearbeiten, soweit sie die Eignung für die Stelle betreffen oder für den Arbeitsvertrag nötig sind. Werten Sie Fragen deshalb anonym aus, um Lücken in der Dokumentation zu finden, und nicht, um einzelne Personen zu beurteilen. Mehr dazu in KI und Datenschutz in der Schweiz.

Wie sieht ein Einarbeitungsplan mit KI aus?

Er wechselt zwischen Selbststudium mit dem Assistenten, Mitlaufen bei echter Arbeit und Gesprächen mit der Bezugsperson ab. Ein allgemeines Muster für den ersten Monat, das Sie an jede Funktion anpassen:

1. Erste Woche: ankommen.Systeme, Ablagen und Ansprechpersonen kennenlernen. Die neue Person stellt dem Assistenten erste Fragen und lernt, die Quellen zu lesen. Jeden Tag gibt es ein kurzes Gespräch mit der Bezugsperson.
2. Zweite und dritte Woche: mitlaufen.Bei echten Aufträgen dabei sein und danach mit dem Assistenten nachlesen, was man gesehen hat. Wiederkehrende Gespräche im Rollenspiel üben.
3. Vierte Woche: erste eigene Aufgaben.Standardaufgaben selbst erledigen, die Bezugsperson prüft das Ergebnis. Offene Fragen werden gesammelt statt einzeln gestellt.
4. Ende des ersten Monats: Rückblick.Ein Gespräch darüber, was gut lief und was gefehlt hat, samt den Fragen, auf die der Assistent keine Antwort wusste.

Wie führen Sie eine Einarbeitung mit KI ein?

In fünf Schritten, die mit den Erfahrungen Ihrer letzten Einstellungen beginnen:

1. Fragen der letzten Neuen sammeln.Fragen Sie die zuletzt eingestellten Personen, was sie in den ersten Wochen am häufigsten wissen wollten und wo sie nichts gefunden haben.
2. Antworten zuordnen oder aufschreiben.Ordnen Sie jeder Frage das Dokument zu, das sie beantwortet. Fehlt es, schreibt die zuständige Person eine kurze Anleitung.
3. Den Assistenten einrichten und testen.Testen Sie mit den gesammelten Fragen. Jede Antwort zeigt ihre Quelle, und bei Unsicherheit verweist der Assistent an die Bezugsperson, statt zu raten.
4. Den Plan pro Funktion anpassen.Passen Sie das Muster oben an jede Funktion an. Zeigen Sie den Neuen am ersten Tag, wie man dem Assistenten gute Fragen stellt; die Grundlagen dazu stehen in Prompts schreiben.
5. Nach jeder Einarbeitung verbessern.Fragen ohne gute Antwort werden zu neuen Dokumenten. So wird jede Einarbeitung ein wenig leichter als die letzte.

Ein Beispiel: Ein Treuhandbüro stellt im Januar eine Fachperson für die Lohnbuchhaltung ein, mitten in der strengsten Zeit. Statt jede Frage an die Teamleitung zu richten, fragt die neue Person den Assistenten, wie Ein- und Austritte erfasst werden, wo die Vorlage für die Lohnausweise liegt und welche Mandate Besonderheiten haben, jeweils mit Link auf die interne Anleitung. Die Teamleitung reserviert sich täglich eine Viertelstunde für die Fragen, die der Assistent nicht beantworten konnte, und ergänzt danach die Anleitungen.

Woran merken Sie, dass die Einarbeitung schneller geht?

An wenigen einfachen Beobachtungen, die Sie bei der nächsten Einstellung mit der letzten vergleichen:

• Ab wann Neue Standardaufgaben selbständig erledigen.
• Wie oft sie in den ersten Wochen erfahrene Kolleginnen und Kollegen unterbrechen.
• Wie viele Fragen der Assistent nicht beantworten konnte und wie schnell diese Lücken geschlossen waren.
• Was die Neuen nach einem Monat selbst über ihre Einarbeitung sagen.

Wie das aussieht, wenn Ihr ganzes Team Wissen selbst findet, zeigt die Seite Firmenwissen. Wenn Sie den Einsatz von KI im Team gezielt aufbauen möchten, begleiten wir das mit unseren Team-Trainings, oder Sie schreiben uns direkt.