Interne Wissensdatenbank mit KI aufbauen: So gehen Sie vor

Das Wichtigste in Kürze

• Eine KI-Wissensdatenbank beantwortet Fragen aus Ihren vorhandenen Dokumenten und zeigt die Quelle; niemand muss dafür ein Wiki schreiben.
• Sie beginnen mit den Fragen, die Ihr Team jede Woche stellt, und wählen das Tool erst danach.
• Jeder Bereich braucht eine Owner-Person, die festlegt, welche Fassung gilt.
• Wissen, das nur in Köpfen steckt, halten Sie in kurzen Gesprächen fest und lassen es von der erfahrenen Person prüfen.
• Fragen ohne gute Antwort sind Ihre Liste für das, was als Nächstes aufgeschrieben wird.

Eine interne Wissensdatenbank mit KI besteht aus drei Teilen: den Dokumenten, die Ihr Team ohnehin nutzt, einer Suche, die Fragen in normaler Sprache mit Quellenangabe beantwortet, und ein paar Personen, die das Wissen pflegen. Der Aufbau beginnt bei den Fragen, die Ihr Team jede Woche stellt; das Tool kommt danach. Die meisten Betriebe starten mit wenigen Ablagen und erweitern dann Schritt für Schritt.

Was unterscheidet eine KI-Wissensdatenbank von einem Wiki?

Ein Wiki müssen Menschen schreiben und durchlesen. Eine KI-Wissensdatenbank beantwortet Fragen direkt aus dem, was schon da ist. Viele Wikis schlafen ein, weil das Schreiben neben dem Tagesgeschäft keinen Platz hat. Die KI-Variante nutzt Handbücher, Vorlagen, Protokolle und Verträge so, wie sie heute in Ihrer Ablage liegen, findet die passenden Stellen nach ihrer Bedeutung und formuliert daraus eine Antwort mit Link zum Dokument. Das Verfahren dahinter heisst RAG und ist in RAG: Wie KI mit eigenen Dokumenten arbeitet erklärt. Welche vier Fragen über die Sicherheit entscheiden, lesen Sie in Dürfen vertrauliche Dokumente in eine KI?

Daraus folgt aber auch: Die Antworten sind nur so gut wie die Dokumente. Liegen drei Fassungen derselben Spesenregel in drei Ordnern, kann auch die beste Suche nicht wissen, welche gilt. Deshalb ist der Aufbau zu einem guten Teil Ordnungsarbeit, allerdings nur dort, wohin Ihre Fragen führen.

Welche Inhalte gehören hinein?

Hinein gehört, was Ihr Team regelmässig nachschlägt oder nachfragt, und zwar in der Fassung, die heute gilt. Typisch sind:

• Anleitungen und Abläufe, etwa wie man eine Schadenmeldung erfasst, einen Lohnlauf vorbereitet oder Material bestellt.
• Vorlagen und Musterdokumente, ergänzt um eine kurze Notiz, wann man welche nimmt.
• Interne Regeln wie Spesen, Ferien, Zuständigkeiten und Freigabegrenzen.
• Fachwissen aus Projekten: technische Datenblätter, Lösungen für wiederkehrende Probleme, Erfahrungen mit Lieferanten.
• Vereinbarungen mit einzelnen Kunden, sofern die Zugriffsrechte sauber geregelt sind.

Lassen Sie vorerst alte Entwürfe, Duplikate und Ordner weg, bei denen niemand weiss, ob sie noch gelten. Sie verschlechtern die Antworten mehr, als sie nützen.

Wie bereiten Sie Dokumente auf, damit die Antworten stimmen?

Sie müssen nicht alles neu schreiben. Ein paar Eigenschaften machen aber einen grossen Unterschied:

• Ein Thema pro Dokument. Eine Anleitung, die Spesen, Ferien und Arbeitszeit mischt, liefert unscharfe Antworten.
• Klare Titel und Zwischentitel. Die Suche findet eine Stelle leichter, wenn die Überschrift sagt, worum es geht.
• Datum und Owner im Dokument. So sieht man jeder Antwort an, wie aktuell sie ist und wen man fragen kann.
• Text statt Bild. Gescannte PDFs brauchen eine Texterkennung, sonst bleibt ihr Inhalt für die Suche unsichtbar.
• Tabellen mit Spaltentiteln. Preislisten oder Zuständigkeiten in Excel funktionieren gut, wenn jede Spalte beschriftet ist.

Wie bauen Sie die Wissensdatenbank Schritt für Schritt auf?

In sechs Schritten, von der Frageliste bis zum Test mit dem ganzen Team:

1. Fragen sammeln.Bitten Sie Ihr Team, zwei Wochen lang jede Frage aufzuschreiben, die es Kolleginnen und Kollegen stellt. Diese Liste ist Ihr Massstab: Die Wissensdatenbank ist gut, wenn sie diese Fragen richtig beantwortet.
2. Quellen zuordnen.Notieren Sie zu jeder Frage, wo die Antwort heute steht: in welchem Ordner, in welchem System oder in welchem Kopf. Fragen ohne schriftliche Quelle sind Ihr erster Auftrag zum Aufschreiben.
3. Owner bestimmen.Pro Bereich entscheidet eine Person aus dem Fachteam, welche Fassung gilt, und markiert, was veraltet ist. Ohne Owner veraltet jede Wissensdatenbank.
4. Fehlendes Wissen festhalten.Was nur in Köpfen steckt, holen Sie in einem kurzen Gespräch mit der erfahrenen Person ab. Die KI macht daraus einen strukturierten Entwurf, den diese Person korrigiert. Wenn Sie das Gespräch aufzeichnen, holen Sie vorher das Einverständnis ein; mehr dazu in Protokolle mit KI.
5. Zugriffsrechte übernehmen.Die Suche nutzt die Berechtigungen Ihrer Ablage. Wer einen Ordner nicht öffnen darf, bekommt auch keine Antwort daraus.
6. Mit der Frageliste testen.Stellen Sie die gesammelten Fragen, prüfen Sie jede Antwort an der Quelle und halten Sie fest, was falsch, unvollständig oder veraltet war. Erst dann geben Sie die Wissensdatenbank dem ganzen Team.

Ein Beispiel: In einem Sanitärbetrieb rufen die Monteure immer wieder mit denselben Fragen im Büro an: welches Formular für die Abnahme gilt, bei welchem Lieferanten ein bestimmtes Ersatzteil liegt, wie der Regierapport auszufüllen ist. Das Büro sammelt diese Fragen zwei Wochen lang, ordnet sie den vorhandenen Dokumenten zu und schreibt für die fünf Fragen ohne Quelle je eine kurze Anleitung. Danach finden die Monteure die Antworten auf dem Handy, mit Link zum Formular, und das Büro sieht an den unbeantworteten Fragen, was noch fehlt.

Wie bleibt das Wissen aktuell?

Mit ein paar festen Gewohnheiten statt mit einem grossen Aufräumprojekt:

• Die Suche greift direkt auf die laufende Ablage zu. Neue und geänderte Dokumente sind so automatisch dabei.
• Jede Antwort zeigt Quelle und Datum, damit Veraltetes auffällt, bevor jemand danach handelt.
• Fragen ohne gute Antwort landen auf einer Liste, die die Owner einmal im Monat durchgehen.
• Wer eine Regel ändert, ändert das Dokument und nicht nur die Mail an alle.
• Einmal im Quartal prüfen Sie Ordner, aus denen niemand mehr Antworten bekommt, und archivieren, was nicht mehr gilt.

Welches Tool brauchen Sie?

Eines, das mit Ihrer bestehenden Ablage arbeitet und ein paar Grundregeln einhält. Ob das eine KI-Funktion Ihrer Office-Umgebung ist, ein spezialisiertes Produkt oder eine Lösung nach Mass, hängt davon ab, wo Ihr Wissen liegt und wie streng Ihre Anforderungen an Speicherort und Rechte sind. Prüfen Sie jedes Tool an diesen Punkten:

• Es liest Ihre bestehenden Ablagen direkt, ohne dass jemand Dokumente umkopieren muss.
• Es übernimmt die Zugriffsrechte dieser Ablagen, auch wenn sie sich ändern.
• Jede Antwort zeigt ihre Quelle, und wenn nichts passt, sagt das Tool das offen.
• Speicherort, Vertrag und der Ausschluss von Training mit Ihren Daten sind schriftlich geregelt.
• Die Owner sehen, welche Fragen keine gute Antwort bekommen haben.

Decken Standardfunktionen Ihre Ablagen oder Rechte nicht ab, etwa weil das Wissen über mehrere Systeme verteilt ist, lohnt sich eine Lösung, die auf Ihre Umgebung zugeschnitten ist. Wie wir solche Assistenten bauen, zeigt KI-Agenten & Assistenten nach Mass.

Woran erkennen Sie, dass die Wissensdatenbank funktioniert?

Daran, dass Ihr Team die Antworten findet, ohne jemanden zu unterbrechen. Messen Sie vor dem Start und nach einigen Wochen, wie viele Ihrer Testfragen richtig und mit Quelle beantwortet werden, wie oft die erfahrenen Leute in einer Stichprobenwoche unterbrochen werden und wie schnell offene Fragen eine Antwort bekommen. Ein guter Prüfstein sind neue Mitarbeitende: Finden sie sich mit der Wissensdatenbank zurecht, funktioniert sie. Wie Sie das gezielt nutzen, zeigt Neue Mitarbeitende schneller einarbeiten mit KI.

Wie das in Kanzleien, Treuhandbüros, Verwaltungen und im Handwerk aussieht, zeigt die Seite Firmenwissen. Wenn Sie Ihre eigenen Ablagen und Fragen durchgehen möchten, schreiben Sie uns.