Protokolle und Gesprächsnotizen mit KI: Einwilligung, Ablage und was erlaubt ist

Das Wichtigste in Kürze

• Ein KI-Protokoll entsteht aus Aufnahme, Transkript und Zusammenfassung, und dafür muss das Tool mithören.
• Ein nichtöffentliches Gespräch ohne Einwilligung aller aufzunehmen, ist strafbar, auch für Teilnehmende.
• Kündigen Sie die Aufnahme in der Einladung an, fragen Sie zu Beginn nach und respektieren Sie ein Nein.
• Prüfen Sie das Protokoll und legen Sie es im passenden Dossier ab; Tonspur und Rohtranskript löschen Sie nach der Freigabe.
• Transkripte dienen dem Protokoll und nicht der Überwachung von Mitarbeitenden.

KI kann aus einer Besprechung in wenigen Minuten ein Protokoll mit Entscheiden und Pendenzen machen, wenn sie das Gespräch aufnehmen oder mitschreiben darf. In der Schweiz heisst das: Alle Beteiligten wissen vorher, dass aufgezeichnet wird und wozu, und sind einverstanden. Wer ein nichtöffentliches Gespräch ohne diese Einwilligung aufnimmt, macht sich strafbar, auch als Teilnehmerin oder Teilnehmer.

Wie entsteht ein Protokoll mit KI?

In drei Schritten: Aufnahme, Transkript und Zusammenfassung. Das Tool nimmt den Ton auf, sei es in der Videokonferenz, über ein Gerät im Sitzungszimmer oder per App am Telefon. Eine Spracherkennung macht daraus ein Transkript mit den Sprecherinnen und Sprechern. Ein Sprachmodell fasst es zusammen, meist gegliedert in Entscheide, offene Punkte mit Verantwortlichen und Terminen, und setzt es in Ihre Vorlage. Wie gut das gelingt, hängt von Tonqualität, Fachbegriffen und Sprache ab. Testen Sie deshalb mit echten Besprechungen, bevor Sie sich festlegen, besonders wenn Mundart gesprochen wird.

Darf ich eine Besprechung einfach aufzeichnen?

Nein, nur mit der Einwilligung aller Beteiligten. Art. 179ter StGB bestraft, wer als Gesprächsteilnehmer ein nichtöffentliches Gespräch ohne Einwilligung der anderen auf einen Tonträger aufnimmt, mit Freiheitsstrafe bis zu einem Jahr oder Geldstrafe. Strafbar ist auch, eine so entstandene Aufnahme aufzubewahren, auszuwerten oder weiterzugeben. Wer ein fremdes Gespräch abhört oder aufnimmt, an dem er nicht teilnimmt, fällt unter Art. 179bis mit einer Strafdrohung von bis zu drei Jahren.

Die Ausnahme für Telefongespräche im Geschäftsverkehr (Art. 179quinquies) ist eng gefasst. Sie gilt für Bestellungen, Aufträge, Reservationen und ähnliche Geschäftsvorfälle, und solche Aufnahmen dürfen nur als Beweis dienen. Für Besprechungsprotokolle hilft sie nicht. Der EDÖB betont, dass die Einwilligung möglichst klar über die Aufzeichnung und ihren Zweck informieren und vor der Aufnahme eingeholt werden muss, damit man widersprechen kann.

Was verlangt das Datenschutzgesetz zusätzlich?

Ein Transkript enthält Personendaten, also gelten die Grundsätze des DSG: Transparenz, ein erkennbarer Zweck, Verhältnismässigkeit und Löschung, sobald die Daten nicht mehr nötig sind (Art. 6 DSG). Konkret heisst das:

• Informieren: Sagen Sie, wer verantwortlich ist, wozu das Protokoll dient und wer es erhält (Art. 19 DSG). Verarbeitet der Anbieter die Daten im Ausland, gehört auch das Land dazu.
• Zweck einhalten: Ein Transkript für das Protokoll ist kein Material für Leistungsbeurteilungen. Art. 26 ArGV 3 verbietet Überwachungs- und Kontrollsysteme, die das Verhalten der Mitarbeitenden am Arbeitsplatz überwachen sollen. Ein Protokoll-Tool darf nie zu einem solchen werden.
• Anbieter prüfen: Der Tool-Anbieter bearbeitet die Daten in Ihrem Auftrag. Klären Sie Speicherort und Unterauftragnehmer und ob Ihre Gespräche zum Training verwendet werden (Art. 9 DSG).
• Löschfristen festlegen: Tonspur und Rohtranskript brauchen Sie meist nur, bis das Protokoll freigegeben ist.
• Auskunft geben können: Jede Person kann verlangen zu erfahren, ob und welche Daten Sie über sie bearbeiten (Art. 25 DSG). Was Sie aufbewahren, müssen Sie also auch wiederfinden.

Gespräche mit Klientinnen und Klienten einer Kanzlei unterliegen zusätzlich dem Berufsgeheimnis. Mehr dazu in KI in der Anwaltskanzlei. Den allgemeinen Rahmen erklärt KI und Datenschutz in der Schweiz. Stand: Oktober 2026. Dieser Artikel ist keine Rechtsberatung.

Für welche Gespräche eignet sich ein KI-Protokoll?

Am besten für Besprechungen, die ohnehin protokolliert werden und in denen niemand Persönliches preisgibt. Gut geeignet sind:

• Wöchentliche Team- und Statussitzungen mit einer Pendenzenliste.
• Projekt- und Bausitzungen, in denen Entscheide und Termine für mehrere Parteien festgehalten werden.
• Interne Workshops, aus denen eine Zusammenfassung und nächste Schritte entstehen sollen.

Zurückhaltend sollten Sie bei Mitarbeitergesprächen sein, bei Gesprächen über Gesundheit oder Konflikte, bei vertraulichen Verhandlungen und bei Mandantengesprächen unter Berufsgeheimnis. Dort ist schon die Frage nach einer Aufnahme heikel, weil sich kaum jemand frei fühlt, Nein zu sagen. Handschriftliche Stichworte, die Sie danach mit KI ins Reine schreiben, sind hier oft die bessere Wahl.

Wie holen Sie die Einwilligung im Alltag ein?

Mit einer kurzen Routine, die bei jeder Besprechung gleich abläuft:

1. In der Einladung ankündigen.Schreiben Sie in die Einladung, dass ein KI-Tool aufzeichnet und ein Protokoll erstellt, wer es erhält und wann die Aufnahme gelöscht wird.
2. Zu Beginn nachfragen.Fragen Sie vor dem Start ausdrücklich, ob alle einverstanden sind, und halten Sie die Antwort im Protokoll fest. Bei externen Gästen ist das besonders wichtig.
3. Ein Nein respektieren.Wer nicht einverstanden ist, muss das nicht begründen. Dann schreibt jemand von Hand mit, und das Tool bleibt aus. Eine Einwilligung zählt nur, wenn sie freiwillig ist.
4. Sichtbar aufzeichnen.Nutzen Sie Tools, die allen anzeigen, dass gerade aufgezeichnet wird, und pausieren Sie bei vertraulichen Punkten.
5. Am Telefon genauso.Fragen Sie, bevor die Aufnahme startet. Die Ausnahme für Bestellungen und Reservationen deckt Gesprächsnotizen nicht ab.

Worauf achten Sie bei der Wahl des Tools?

Vor allem darauf, wo die Daten liegen, wann sie gelöscht werden und ob das Protokoll dort ankommt, wo Ihr Team arbeitet. Im Einzelnen:

• Speicherort und Vertrag: wo Ton, Transkript und Protokoll liegen, und die schriftliche Zusage, dass Ihre Gespräche kein Modell trainieren. Mehr dazu in KI-Tools mit Datenhaltung in der Schweiz oder EU.
• Löschung: ob Tonspur und Transkript nach einer festen Frist automatisch gelöscht werden.
• Sichtbarkeit: ob alle Teilnehmenden sehen, dass gerade aufgezeichnet wird.
• Ablage: ob sich das Protokoll in Ihr Dossier oder Ihre Projektablage übertragen lässt.
• Sprache: wie gut das Tool Mundart, Fachbegriffe und Namen erkennt.
• Verwaltung: ob Sie zentral festlegen können, wer das Tool nutzt und mit welchen Einstellungen.

Wohin gehört das fertige Protokoll?

Dorthin, wo die Sache abgelegt ist, um die es geht: ins Kundendossier, in den Projektordner, in die Liegenschaftsakte. Nicht in die Cloud des Protokoll-Tools, wo es nach ein paar Wochen niemand mehr findet. Vorher liest die verantwortliche Person die Zusammenfassung und korrigiert sie, denn KI verwechselt gelegentlich Sprecher, überhört ein Nein oder macht aus einer Idee einen Entscheid. Für das Protokoll gelten dieselben Zugriffsrechte wie für den Ordner, in dem es liegt. Schicken Sie das freigegebene Protokoll allen Teilnehmenden, damit sie Fehler melden können; auch das gehört zu einem offenen Umgang mit der Aufnahme.

Ein Beispiel: Eine Liegenschaftsverwaltung bespricht jeden Montag die offenen Schadenfälle. Die Einladung nennt das Protokoll-Tool, und zu Beginn bestätigen alle ihr Einverständnis. Nach der Sitzung prüft die Teamleitung den Entwurf, korrigiert einen falsch verstandenen Termin und legt die Pendenzen bei der jeweiligen Liegenschaft ab. Die Tonspur wird gelöscht, sobald das Protokoll freigegeben ist.

Welche Tools Ihr Team dafür verwenden darf, regeln Sie am besten in Ihrer KI-Richtlinie. Wie Protokolle, Rapporte und andere Dokumentation insgesamt weniger Zeit kosten, zeigt die Seite Dokumentation.