Das Wichtigste in Kürze

  • Für Personendaten ist die Schweiz oder die EU die einfachste Wahl, weil alle EU- und EWR-Staaten als Länder mit angemessenem Datenschutz gelten.
  • Der Serverstandort allein genügt nicht: Zugriffe des Supports, Unterauftragnehmer und die Rechtsordnung des Anbieters zählen ebenso.
  • Fragen Sie, wo das KI-Modell Ihre Eingaben verarbeitet, nicht nur, wo das Tool Ihre Dateien speichert.
  • Jedes Tool, das Personendaten sieht, braucht einen Vertrag zur Auftragsbearbeitung und klare Regeln zur Nutzung Ihrer Eingaben.
  • Wählen Sie das Tool nach der Sensibilität der Daten: Nicht jede Aufgabe braucht die strengste Lösung.

Für die meisten Schweizer KMU ist ein KI-Tool, das Daten in der Schweiz oder in der EU verarbeitet, die einfachste Wahl. Alle EU- und EWR-Staaten stehen auf der Liste des Bundesrats mit Ländern, die einen angemessenen Datenschutz bieten. Der Serverstandort ist aber nur eine von mehreren Fragen. Genauso wichtig ist, wer von wo auf die Daten zugreifen kann, welche weiteren Anbieter beteiligt sind, welchem Recht der Anbieter untersteht und was er mit Ihren Eingaben macht.

Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung. Stand: Oktober 2026.

Warum spielt der Speicherort überhaupt eine Rolle?

Weil das Datenschutzgesetz die Bekanntgabe von Personendaten ins Ausland an Bedingungen knüpft. Nach Artikel 16 DSG dürfen Personendaten ins Ausland gehen, wenn der Bundesrat festgestellt hat, dass das Zielland einen angemessenen Schutz gewährleistet. Fehlt dieser Entscheid, braucht es geeignete Garantien, zum Beispiel vom EDÖB anerkannte Standardvertragsklauseln, oder es greift eine der Ausnahmen nach Artikel 17, etwa eine ausdrückliche Einwilligung. Als Bekanntgabe gilt sowohl das Übermitteln als auch das Zugänglichmachen. Und über die Länder müssen Sie die Betroffenen informieren, in der Regel in Ihrer Datenschutzerklärung. Den Gesetzestext finden Sie auf fedlex.admin.ch.

Für Daten ohne Personenbezug, etwa Ihre Kalkulation oder einen Plan, gilt das DSG nicht. Dort geht es um Geschäftsgeheimnisse und vertragliche Vertraulichkeit, und auch das spricht für sorgfältig gewählte Tools.

Welche Länder bieten einen angemessenen Datenschutz?

Die Liste steht in Anhang 1 der Datenschutzverordnung. Dazu gehören alle Staaten der EU und des EWR, das Vereinigte Königreich und einige weitere Länder. Die USA stehen seit dem 15.09.2024 auf der Liste, allerdings nur für Unternehmen, die nach dem Swiss-US Data Privacy Framework zertifiziert sind. Ob ein amerikanischer Anbieter zertifiziert ist, prüfen Sie deshalb im Einzelfall. Für alle anderen Länder braucht es zusätzliche Garantien. Der EDÖB erklärt das auf seiner Seite zur Bekanntgabe von Personendaten ins Ausland. Die Liste kann sich ändern, prüfen Sie sie deshalb bei jeder Tool-Auswahl neu.

Reicht ein Server in der Schweiz oder der EU?

Nicht immer. Ein Rechenzentrum in Zürich oder Frankfurt ist ein guter Anfang, beantwortet aber nicht alle Fragen. Achten Sie besonders auf diese Punkte:

  • Zugriff aus dem Ausland: Kann der Support oder die Technik des Anbieters aus einem anderen Land auf Ihre Daten zugreifen, werden sie dort zugänglich gemacht. Auch diese Länder gehören in Ihre Prüfung.
  • Das KI-Modell: Viele KI-Tools speichern Ihre Dateien zwar in Europa, schicken die Eingaben zur Verarbeitung aber an ein Sprachmodell eines anderen Anbieters. Fragen Sie, wo diese Verarbeitung stattfindet.
  • Unterauftragnehmer: Lassen Sie sich die Liste der beigezogenen Dienstleister mit ihren Standorten geben und klären Sie, wie Sie über Änderungen erfahren.
  • Rechtsordnung des Anbieters: Die Anleitung des EDÖB zu Datenübermittlungen ins Ausland fragt ausdrücklich, ob Daten von Unternehmen bearbeitet werden, die dem Recht eines Drittstaats unterstehen, und nennt als Beispiel amerikanische Cloud-Anbieter mit Servern in der Schweiz oder der EU. Zugriffe von Behörden nach ausländischem Recht gehören deshalb in die Risikoabwägung.
  • Kopien und Protokolle: Sicherungskopien, Protokolle und Supportfälle können an anderen Orten liegen als die eigentlichen Daten.

Worauf achten Sie bei der Auswahl eines KI-Tools?

Auf sieben Fragen, die jeder Anbieter beantworten können sollte, bevor Personendaten in sein Tool gehen:

  1. Datenstandort.Wo werden Ihre Daten gespeichert und wo verarbeitet, einschliesslich der Verarbeitung durch das KI-Modell? Lässt sich eine Region Schweiz oder EU fest einstellen?
  2. Vertrag zur Auftragsbearbeitung.Gibt es eine Vereinbarung, wonach der Anbieter Daten nur nach Ihren Weisungen bearbeitet, die Datensicherheit gewährleistet und Unterauftragnehmer nur mit Ihrer Genehmigung beizieht?
  3. Ihre Eingaben.Verwendet der Anbieter Eingaben, Dateien oder Antworten für eigene Zwecke, zum Beispiel um Modelle zu trainieren? Ist das von Anfang an ausgeschaltet?
  4. Aufbewahrung und Löschung.Wie lange bleiben Eingaben, Dateien und Protokolle gespeichert, und können Sie sie selbst löschen?
  5. Konten und Zugriffe.Gibt es Geschäftskonten mit zentraler Verwaltung, Rollen und Zwei-Faktor-Anmeldung?
  6. Sicherheit und Nachweise.Welche Sicherheitsmassnahmen und Zertifizierungen kann der Anbieter belegen, etwa nach ISO 27001?
  7. Ausstieg.Können Sie Ihre Daten exportieren, und bestätigt der Anbieter die Löschung, wenn Sie kündigen?

Lassen Sie sich die Antworten schriftlich geben, am besten im Vertrag oder in den Unterlagen des Anbieters, und legen Sie sie zur Liste der erlaubten Tools. So können Sie später zeigen, warum Sie ein Tool gewählt haben, und Sie merken, wenn sich die Bedingungen ändern.

Was gilt bei Berufsgeheimnis und Vertraulichkeit?

Hier reicht der richtige Standort allein nicht. Das DSG erlaubt die Übertragung an einen Auftragsbearbeiter nur, wenn keine gesetzliche oder vertragliche Geheimhaltungspflicht sie verbietet. Anwältinnen, Notare und Revisoren unterstehen mit ihren Hilfspersonen dem Berufsgeheimnis nach Artikel 321 StGB. Treuhandbüros und viele andere Dienstleister sind zudem oft vertraglich zur Verschwiegenheit verpflichtet. Ob und unter welchen Bedingungen ein Cloud-Tool für solche Daten in Frage kommt, klären Sie anhand Ihrer Standesregeln, mit Ihrem Verband oder mit einer Fachperson. Für Kanzleien vertieft das der Beitrag KI in der Anwaltskanzlei, für Treuhandbüros die Seite Treuhand.

Schweiz, EU oder selbst betrieben: welche Varianten gibt es?

Grob lassen sich drei Varianten unterscheiden:

  • Grosse KI-Plattformen mit Datenregion Schweiz oder EU: vertraute Werkzeuge, oft in Geschäftsangeboten erhältlich. Prüfen Sie hier besonders, wo das Modell rechnet und welchem Recht der Anbieter untersteht.
  • Schweizer oder europäische Anbieter: kürzere rechtliche Wege und oft Verträge nach Schweizer Recht. Fragen Sie trotzdem, welches Modell im Hintergrund arbeitet und wo.
  • Selbst betriebene Modelle auf eigener oder gemieteter Infrastruktur in der Schweiz: die meiste Kontrolle, aber mehr Aufwand für Betrieb, Updates und Sicherheit, und die Qualität kann sich von den grossen Modellen unterscheiden.

Welche Variante passt, hängt von Ihren Daten ab. Viele Betriebe teilen sie in drei Klassen ein: unkritische Inhalte ohne Personenbezug, interne Informationen mit gewöhnlichen Personendaten und vertrauliche oder besonders schützenswerte Daten. Für die erste Klasse genügt oft ein gängiges Tool, für die letzte braucht es eine kontrollierte Lösung oder gar keine KI. Wie Sie diese Klassen in Regeln für Ihr Team fassen, zeigt unsere KI-Richtlinie mit Mustergliederung.

Ein Beispiel: Ein Bauunternehmen mit 40 Mitarbeitenden nutzt ein gängiges KI-Tool mit Datenregion EU für Offerttexte, Baustellenberichte ohne Personendaten und interne Notizen. Für Personaldossiers und die Korrespondenz mit Bauherrschaften setzt es eine Lösung ein, die Daten in der Schweiz verarbeitet und vertraglich klar geregelt ist. Beide Tools stehen auf der Liste der erlaubten Werkzeuge, mit Beispielen, was wohin gehört.

Wenn Sie KI-Tools mit Ihren bestehenden Systemen verbinden möchten, achten wir bei der Automatisierung und Integration von Anfang an auf diese Fragen. Die rechtlichen Grundlagen erklärt der Beitrag KI und Datenschutz in der Schweiz.

Häufige Fragen

Darf ich KI-Tools amerikanischer Anbieter verwenden?

Ja, wenn die Voraussetzungen erfüllt sind. Ist der Anbieter nach dem Swiss-US Data Privacy Framework zertifiziert, gilt für die Bekanntgabe an ihn ein angemessener Schutz. Sonst braucht es zusätzliche Garantien wie Standardvertragsklauseln und eine Prüfung der Risiken. In beiden Fällen brauchen Sie einen Vertrag zur Auftragsbearbeitung und müssen die Betroffenen über das Land informieren.

Müssen unsere Daten in der Schweiz bleiben?

Das DSG verlangt das nicht. Personendaten dürfen in Länder mit angemessenem Datenschutz gehen, dazu gehören alle EU- und EWR-Staaten. Strengere Vorgaben können sich aber aus Verträgen, Branchenregeln oder einem Berufsgeheimnis ergeben. Prüfen Sie diese, bevor Sie ein Tool wählen.

Muss ich meinen Kundinnen und Kunden sagen, wo ihre Daten bearbeitet werden?

Ja, wenn Sie Personendaten ins Ausland bekanntgeben. Sie nennen den Staat und gegebenenfalls die Garantien oder die Ausnahme, auf die Sie sich stützen. Das geschieht meist in der Datenschutzerklärung.

Wie finde ich heraus, wo ein KI-Tool meine Daten verarbeitet?

Schauen Sie in die Vereinbarung zur Auftragsbearbeitung, die Liste der Unterauftragnehmer und die Sicherheitsunterlagen des Anbieters. Fehlen dort klare Angaben zum Ort der Modellverarbeitung, fragen Sie schriftlich nach. Ein Anbieter, der diese Fragen nicht beantworten kann, ist für Personendaten keine gute Wahl.

Gelten diese Regeln auch für Daten ohne Personenbezug?

Das Datenschutzgesetz nicht. Bei Geschäftsgeheimnissen, Kalkulationen oder Plänen geht es aber um Ihre eigenen Interessen und oft um vertragliche Pflichten gegenüber Kunden. Die Fragen nach Standort, Zugriff und Nutzung Ihrer Eingaben lohnen sich deshalb auch hier.