Das Wichtigste in Kürze

  • Beginnen Sie bei einem Workflow, der Ihr Team jede Woche spürbar Zeit kostet. Das Tool kommt später.
  • Geben Sie dem Monat eine klare Struktur: Erfolg definieren, Workflows erfassen, einen Use Case als Prototyp bauen, dann entscheiden.
  • Halten Sie in Woche zwei die heutigen Werte fest, damit Sie den Prototyp an Fakten messen können statt an Meinungen.
  • Wählen Sie den ersten Use Case so klein, dass die künftigen Anwender ihn noch vor Monatsende testen können.
  • Am Ende steht eine klare Entscheidung: skalieren, anpassen oder stoppen. Dazu die Frage, ob Sie umsetzen lassen oder Ihr Team schulen.

Warum gerade ein Monat?

Mittelgrosse Unternehmen stecken beim Thema KI in einer Zwickmühle. Sie sind zu gross, als dass eine einzelne begeisterte Person die Arbeitsweise aller verändern könnte, und meist zu schlank aufgestellt, um ein eigenes Team ein Jahr lang forschen zu lassen. Stattdessen entstehen verstreute Einzelversuche: Im Marketing schreibt jemand Entwürfe mit einem Chatbot, in der Finanzabteilung testet jemand ein Add-in für die Tabellenkalkulation, und niemand kann sagen, ob das überhaupt etwas bringt.

Ein 30-Tage-Plan gibt dem ersten ernsthaften Anlauf einen klaren Rahmen. Ein Monat reicht, um einen Unternehmensbereich gründlich zu verstehen und den künftigen Anwendern einen funktionierenden Prototyp in die Hand zu geben. Und er ist so kurz, dass die Geschäftsleitung am Ball bleibt und aus dem Vorhaben kein Programm ohne Enddatum wird. Es geht nicht darum, das ganze Unternehmen in vier Wochen umzubauen. Es geht darum, eine fundierte Entscheidung zu treffen, gestützt auf Fakten aus Ihrem eigenen Betrieb. Mit diesem Ablauf startet Artifex viele Mandate. Sie können ihn mit Ihrem eigenen Team durchführen, mit einem Partner oder mit beiden zusammen. Bevor es losgeht, sollten drei Dinge geklärt sein.

  1. Bestimmen Sie einen Sponsor im Management.Eine Person, die über Budget, Prioritäten und Personal entscheiden kann und an der Abschlussbesprechung am Monatsende teilnimmt. Ohne Sponsor enden die Erkenntnisse meist als Präsentation, die in der Schublade verschwindet.
  2. Wählen Sie einen Bereich aus.Das kann eine Abteilung sein oder ein einzelner Prozess von A bis Z, etwa das Onboarding neuer Kunden oder die Verarbeitung von Lieferantenrechnungen. Wer in einem Monat das ganze Unternehmen durchleuchtet, bekommt eine lange Liste, aber kaum Tiefe.
  3. Stellen Sie eine kleine Arbeitsgruppe zusammen.Ein paar Leute, die in diesem Bereich täglich die Arbeit machen, jemand, der Ihre Systeme und Daten kennt, und eine Person, die den Plan im Alltag vorantreibt. Reservieren Sie ihnen dafür den ganzen Monat über einige Stunden pro Woche.

Woche 1: Erfolg gemeinsam definieren

In der ersten Woche geht es um Abstimmung, nicht um Technik. Führen Sie Gespräche mit dem Sponsor und den Verantwortlichen des gewählten Bereichs. Fragen Sie, was sie bremst, wo sich Fehler einschleichen, welche Aufgaben niemand gern erledigt und wie ein besserer Monat aussehen würde. Holen Sie danach auch die Sicht einiger Leute ein, die täglich an der Front arbeiten. Deren Antworten fallen oft anders und präziser aus.

Fassen Sie bis Freitag auf einer Seite zusammen, worum es geht: das Geschäftsziel in klaren Worten, wie Sie den Erfolg messen und welche Rahmenbedingungen gelten, etwa sensible Daten, regulatorische Vorgaben oder Systeme, die sich nicht ändern lassen. Wollen Sie Kundenanfragen schneller beantworten, schreiben Sie genau das hin und notieren Sie, wie diese Zeit heute gemessen wird. Dahinter steckt dieselbe Denkweise wie hinter unserem Angebot KI-Strategie & Roadmap, nur auf einen kleineren Ausschnitt angewendet.

Woche 2: erfassen, wie im Alltag gearbeitet wird

In der zweiten Woche dokumentiert die Arbeitsgruppe den Prozess Schritt für Schritt. Schauen Sie den Leuten, die die Arbeit machen, über die Schulter und begleiten Sie einige reale Fälle von Anfang bis Ende. Notieren Sie jeden Schritt: wer ihn erledigt, welches System im Spiel ist, wie lange er dauert und wo Vorgänge hin- und hergeschoben werden. Prozessbeschreibungen sind ein guter Ausgangspunkt, haben mit einem hektischen Arbeitstag aber selten viel gemeinsam.

Achten Sie besonders auf Schritte, in denen gelesen, sortiert, zusammengefasst oder entworfen wird oder in denen jemand Informationen von einem System ins andere kopiert. Genau dort hilft KI oft. Schritte, bei denen es auf Urteilsvermögen, Beziehungen oder Verantwortung ankommt, bleiben in der Regel beim Menschen, vielleicht mit KI, die die Vorarbeit übernimmt. Mehr zu dieser Phase lesen Sie in unserem Beitrag zum Workflow-Audit in fünf Schritten. Halten Sie beim Erfassen für jeden Schritt vier Dinge fest:

  • Volumen: wie viele Fälle in einer normalen Woche anfallen.
  • Aufwand: wie lange der Schritt ungefähr dauert und welche Rolle dafür zuständig ist.
  • Qualität: wo typischerweise Fehler, Nacharbeit oder Beschwerden entstehen.
  • Daten: welche Dokumente, Systeme und Felder der Schritt braucht.

Woche 3: einen Use Case wählen und als Prototyp bauen

Listen Sie zu Beginn der dritten Woche alle Ideen auf, die sich bei der Erfassung ergeben haben, und bewerten Sie jede anhand von drei Fragen: Wie viel bringt die Idee, wenn sie funktioniert? Wie gut lässt sie sich mit Ihren vorhandenen Daten und Systemen umsetzen? Was kann schiefgehen, und wie schlimm wäre das? Ein einfaches Raster, das Sie mit dem Sponsor abstimmen, sorgt für eine faire Auswahl, die sich leicht begründen lässt. Legen Sie die Gewichtung fest, bevor jemand Punkte vergibt. So zählt am Ende, was für das Unternehmen am wichtigsten ist, und nicht, wer am lautesten argumentiert hat.

Wählen Sie genau eine Idee aus. Am besten eignet sich etwas Überschaubares, Häufiges und leicht Überprüfbares, zum Beispiel Antwortentwürfe auf Routineanfragen, die anschliessend ein Mensch prüft. Das ist ein besserer Start als etwas, das viele Systeme gleichzeitig betrifft. Bauen Sie dann den einfachsten Prototyp, mit dem die künftigen Anwender die Idee an freigegebenen Beispielen testen können. Er muss weder integriert noch perfekt sein. Er muss nur zeigen, ob die Idee trägt.

Ein grober Prototyp in den Händen der Leute, die die Arbeit machen, zeigt Ihnen mehr als ein ausgefeilter Plan, den nie jemand getestet hat.

Woche 4: testen, messen, entscheiden

In der letzten Woche setzt die Arbeitsgruppe den Prototyp parallel zum normalen Tagesgeschäft ein. Vergleichen Sie die Ergebnisse mit den Werten aus Woche zwei. Hat der Prototyp bei den bearbeiteten Fällen Zeit gespart? Waren seine Resultate so genau, dass man ihnen mit einem Prüfschritt vertrauen kann? Fanden die Leute die Arbeit damit einfacher oder mühsamer als bisher? Halten Sie neben den Messwerten auch das Feedback fest.

Schliessen Sie den Monat mit der Abschlussbesprechung ab. Präsentieren Sie, was Sie gelernt haben, was der Prototyp ergeben hat und was es für einen stabilen Betrieb bräuchte. Dann fällt eine klare Entscheidung: skalieren, anpassen und erneut testen, oder stoppen und die nächste Idee auf der Liste angehen. Ein Stopp ist ein gutes Ergebnis, wenn die Fakten dafür sprechen. Die Erfassung und die Bewertung fliessen so oder so in die nächste Runde ein.

Nach Tag 30: umsetzen, schulen oder beides

Hat sich der Use Case bewährt, stellt sich die Frage, wer ihn weiterführt. Manche Unternehmen lassen die Lösung von einem Partner bauen, integrieren und betreuen. Andere möchten, dass ihr eigenes Team das lernt, damit das Know-how im Haus bleibt. Viele machen etwas von beidem. Wie Sie die Optionen gegeneinander abwägen, zeigen wir im Beitrag Umsetzen oder schulen?

Egal, welchen Weg Sie wählen, behalten Sie den Rhythmus dieses Monats bei: ein klar benannter Sponsor, ein eindeutiges Erfolgskriterium, Anwender, die von Anfang an mitreden, und ein Entscheidungspunkt am Ende jeder Phase. Genau dieser Rhythmus sorgt dafür, dass auf einen vielversprechenden Prototyp laufend weitere nützliche Verbesserungen folgen. Er entspricht auch den vier Phasen unseres Prozesses.

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