Was kostet KI für ein KMU? Die Kostenarten im Überblick

Das Wichtigste in Kürze

• Was KI kostet, hängt vor allem davon ab, wie Sie sie einsetzen: Lizenzen für einen Assistenten sind etwas ganz anderes als eine angebundene Lösung.
• Planen Sie sechs Kostenarten ein: Lizenzen, nutzungsabhängige Gebühren, Projektarbeit, Schulung, Betrieb und Wartung sowie die Zeit Ihres Teams.
• Schätzen Sie jede Kostenart anhand ihres eigenen Kostentreibers, etwa die Zahl der Nutzer oder der Fälle pro Monat.
• Trennen Sie einmalige von laufenden Kosten und rechnen Sie über zwei bis drei Jahre.
• Ein Pilot mit festem Budget zeigt die Nutzungskosten aus Ihrem eigenen Betrieb, bevor Sie sich festlegen.

Was KI ein KMU kostet, hängt weniger von der Technologie ab als davon, wie Sie sie einsetzen. Ein paar Lizenzen für einen Assistenten kosten etwas ganz anderes als ein KI-Agent, der an Ihre Systeme angebunden ist. Die Kosten lassen sich in sechs Arten einteilen: Lizenzen pro Nutzer, nutzungsabhängige Gebühren, Projekt- und Integrationsarbeit, Schulung, Betrieb und Wartung sowie die Zeit Ihres eigenen Teams. Jede Kostenart schätzen Sie anhand ihres eigenen Kostentreibers und rechnen alles über zwei bis drei Jahre zusammen.

Warum gibt es keinen einheitlichen Preis für KI?

KI ist kein einzelnes Produkt. Für ein KMU sind drei Formen typisch, und jede hat ihr eigenes Kostenprofil:

• Ein KI-Assistent für das Team, als Chat-Assistent oder als Funktion in Ihrer Bürosoftware. Hier zahlen Sie vor allem Lizenzen, und die Kosten sind gut planbar.
• Ein fertiges Tool mit KI für eine bestimmte Aufgabe, etwa für Gesprächsnotizen, das Auslesen von Dokumenten oder als KI-Funktion in Ihrer Branchensoftware. Hier kommen Lizenzen und oft nutzungsabhängige Gebühren zusammen.
• Eine Lösung nach Mass, etwa ein Agent, der Anfragen aus Ihrem Posteingang liest und Antworten aus Ihren Dokumenten entwirft. Hier fallen zuerst einmalige Projektkosten an, danach Nutzungsgebühren und Wartung. Wie solche Lösungen aussehen, zeigt die Seite KI-Agenten & Assistenten nach Mass.

Manchmal braucht es gar keine KI. Klassische Automatisierung mit festen Regeln ist für manche Aufgaben günstiger und berechenbarer. Wann was passt, erklärt KI oder klassische Automatisierung.

Welche Kostenarten müssen Sie einplanen?

1. Lizenzen pro Nutzer.Eine monatliche oder jährliche Gebühr pro Person. Der Treiber ist die Zahl der Leute, die das Tool regelmässig brauchen, nicht die Zahl aller Mitarbeitenden. Achten Sie auf Mindestabnahmen und Jahresverträge und darauf, ob die KI-Funktion in Ihrer bestehenden Software schon enthalten ist oder als Zusatz verrechnet wird. Geschäftsversionen mit vertraglichen Zusagen zur Datenverwendung sind meist anders bepreist als Versionen für Privatpersonen.
2. Nutzungsabhängige Gebühren.Greift eine Lösung über eine Schnittstelle (API) auf ein KI-Modell zu, bezahlen Sie nach verarbeiteter Menge. Abgerechnet wird meist in Tokens, also in Wortteilen, oft getrennt nach Eingabe und Ausgabe. Längere Dokumente und grössere Modelle kosten mehr. Viele Automatisierungsplattformen rechnen zusätzlich pro Durchlauf ab. Der Treiber ist das Volumen: Fälle pro Monat mal Umfang pro Fall.
3. Projekt- und Integrationsarbeit.Einmalige Kosten für Analyse, Konzept, Aufbau, Anbindung an Ihre Systeme wie Posteingang, Ablage oder Branchensoftware, Datenaufbereitung und Tests. Treiber sind die Zahl der Systeme, der Zustand Ihrer Daten und die Zahl der Ausnahmen, mit denen die Lösung umgehen muss.
4. Schulung.Die Zeit der Trainerin oder des Trainers, Unterlagen und vor allem die Arbeitszeit der Teilnehmenden. Dazu kommt die vertiefte Schulung für KI-Champions. Der Treiber ist die Zahl der Personen und Rollen.
5. Betrieb und Wartung.Laufende Kosten für Hosting, Überwachung, Support und Anpassungen. Ändert ein Anbieter sein Modell oder seine Schnittstelle, muss die Lösung neu getestet und manchmal angepasst werden. Treiber sind die Komplexität der Lösung und wie geschäftskritisch sie ist.
6. Interne Zeit.Die Zeit der Geschäftsleitung für Entscheide, die Zeit des Teams im Pilot, fürs Prüfen der Ergebnisse, fürs Pflegen von Vorlagen und fürs Messen. Diese Kosten stehen auf keiner Rechnung und gehen deshalb leicht vergessen.

Wie schätzen Sie die Kosten, bevor Sie starten?

1. Use Case beschreiben.Halten Sie in einem Satz fest, was die Lösung tun soll, und ordnen Sie sie einer der drei Formen zu: Assistent, fertiges Tool oder Lösung nach Mass.
2. Treiber bestimmen.Notieren Sie für jede Kostenart, wovon sie abhängt: Zahl der Nutzer, Fälle pro Monat, Länge der Dokumente, Zahl der Systeme, Zahl der Personen für die Schulung.
3. Aktuelle Zahlen einholen.Lizenzpreise ändern sich häufig. Prüfen Sie sie direkt beim Anbieter, holen Sie für die Projektarbeit eine Offerte ein und ermitteln Sie die Nutzungskosten mit einem Testlauf.
4. Einmalig und laufend trennen.Führen Sie einmalige und laufende Kosten getrennt auf und summieren Sie beides über zwei bis drei Jahre. So sehen Sie die Gesamtkosten und nicht nur den Einstiegspreis.
5. Bandbreite statt Punktwert.Rechnen Sie mit tiefem, erwartetem und hohem Volumen und planen Sie eine Reserve für Unbekanntes ein. Eine ehrliche Spanne nützt mehr als eine einzelne Zahl.
6. Dem Nutzen gegenüberstellen.Vergleichen Sie die Kosten mit der Zeit, die die Lösung spart. Wie Sie diese messen, zeigt Zeitersparnis durch KI messen. Wie Sie beides für die Geschäftsleitung aufbereiten, beschreibt der Business Case für KI.

Wie schätzen Sie nutzungsabhängige Kosten ab?

Diese Kostenart ist am schwersten vorherzusagen, weil sie mit dem Volumen wächst. Am verlässlichsten ist ein kleiner Testlauf. Nehmen Sie eine Stichprobe typischer Fälle, zum Beispiel zwei Dutzend Anfragen oder Dokumente, und lassen Sie sie von der Lösung verarbeiten. Lesen Sie den Verbrauch in der Übersicht des Anbieters ab, teilen Sie ihn durch die Zahl der Fälle und multiplizieren Sie mit Ihrem monatlichen Volumen. Rechnen Sie eine Reserve dazu: für längere Fälle und für Wiederholungen, falls ein Durchlauf fehlschlägt.

Zwei Hebel senken diese Kosten, ohne die Qualität zu gefährden. Der erste ist die Wahl des Modells: Für einfache Aufgaben wie das Sortieren von Mails genügt oft ein kleineres, günstigeres Modell, anspruchsvolle Entwürfe brauchen ein grösseres. Der zweite ist die Menge, die Sie mitschicken: Wer nur die relevanten Abschnitte eines Dokuments übergibt statt des ganzen Dossiers, zahlt weniger. Setzen Sie ausserdem ein Budgetlimit mit Warnung, wo der Anbieter das ermöglicht. So sorgt ein Fehler in der Automatisierung nicht für eine Überraschung auf der Rechnung.

Ein Beispiel: Eine Schreinerei möchte, dass Offertanfragen per Mail automatisch gelesen und als Offertentwurf mit Positionen aus der eigenen Preisliste vorbereitet werden. Projektkosten fallen an für die Anbindung von Posteingang und Preisliste und für die Tests mit früheren Offerten. Nutzungsgebühren entstehen pro Anfrage, je nach Länge der Mails und Anhänge. Geschult werden die zwei Personen, die Offerten schreiben. Betrieb und Wartung umfassen Anpassungen, wenn sich die Preisliste oder das Modell ändert. Und auch die Zeit des Inhabers, der im Pilot jeden Entwurf prüft, gehört in die Rechnung. Wie ein solcher Ablauf Schritt für Schritt aussieht, zeigt Offerten automatisieren im Handwerk.

Welche Kosten werden leicht übersehen?

• Das Aufräumen von Daten: veraltete Vorlagen, doppelte Ablagen, Preislisten in mehreren Versionen.
• Lizenzen für Personen, die das Tool kaum nutzen.
• Preis- und Tarifänderungen der Anbieter sowie Wechselkurse, wenn in Fremdwährung abgerechnet wird.
• Erneute Tests, wenn der Anbieter ein neues Modell einführt oder ein altes abschaltet.
• Die Prüfung von Datenschutz und Datenstandort, besonders bei Mandanten- oder Personendaten. Worauf Sie dabei achten, erklärt KI-Tools mit Datenhaltung in der Schweiz oder EU.
• Die Kosten eines Ausstiegs: Daten exportieren, Vorlagen übertragen, zu einem anderen Anbieter wechseln.

Auf der Rechnung steht die Lizenz. Der Rest steht in Ihrer Agenda.

Wie behalten Sie die Kosten im Griff?

• Starten Sie mit einem Pilot mit festem Budget und klarem Enddatum.
• Vergeben Sie Lizenzen nur an Personen, die sie brauchen, und prüfen Sie die Nutzung jedes Quartal.
• Setzen Sie bei nutzungsabhängigen Gebühren Limiten und Warnungen.
• Klären Sie im Vertrag Kündigungsfristen, Preisanpassungen und was Ihnen gehört: Prompts, Vorlagen, Code und Daten.
• Bestimmen Sie eine Person, die alle KI-Kosten im Blick hat, auch die Abos, die verstreut in einzelnen Teams laufen.

Eine verlässliche Kostenschätzung gehört zu jeder guten KI-Strategie & Roadmap. Wenn Sie die Kosten für einen konkreten Use Case durchgehen möchten, schreiben Sie uns. Gemeinsam klären wir, welche Kostentreiber bei Ihnen zählen und wo Sie eine Offerte brauchen.