Offerten automatisieren im Handwerk: Schritt für Schritt

Das Wichtigste in Kürze

• Beginnen Sie mit der Offertart, die Sie am häufigsten schreiben und die einem klaren Muster folgt.
• Bevor Sie etwas bauen: Preisliste strukturieren und pro Auftragsart festhalten, was eine vollständige Anfrage enthält.
• Die KI liest Anfragen, fragt fehlende Angaben nach und wählt Positionen. Die Preise kommen per Formel aus Ihrer Preisliste.
• Eine verschickte Offerte bindet Sie in der Regel. Deshalb prüft jemand, der den Auftrag kennt, jeden Entwurf.
• Messen Sie Durchlaufzeit und Erfolgsquote vorher und nachher, und beurteilen Sie den Pilot an diesen Zahlen.

Offerten im Handwerk zu automatisieren heisst: Ein System liest die Anfrage, fragt beim Kunden nach, was fehlt, wählt Positionen und Mengen aus Ihrem Katalog und rechnet den Preis mit Ihrer Preisliste. Eine Fachperson aus Ihrem Betrieb prüft den Entwurf und unterschreibt. Das Zusammensuchen und Abtippen fällt weg, der Preisentscheid und die Verantwortung bleiben bei Ihnen.

Unser Überblick Offerten automatisieren zeigt, was KI dabei übernehmen kann und was nicht. Dieser Ratgeber geht einen Schritt weiter und führt durch den Aufbau, für Maler-, Sanitär- und Elektrobetriebe, Schreinereien oder Gartenbauer mit fünf bis fünfzig Personen. Wie das über eine ganze Arbeitswoche aussieht, zeigt die Seite Handwerk & Bau.

Welche Offerten eignen sich für den Anfang?

Am besten jene, die Sie am häufigsten schreiben und die sich am stärksten gleichen. Also die Offerten, die Sie fast blind schreiben könnten, wenn Sie nur Zeit dafür hätten. In vielen Betrieben sind das kleinere und mittlere Aufträge mit klarem Muster: eine Wohnung neu streichen, einen Boiler ersetzen, ein Bad mit Standardapparaten erneuern, den Gartenunterhalt für ein Jahr. Grosse Ausschreibungen mit Leistungsverzeichnis vom Architekten folgen eigenen Regeln, und bei Einzelstücken fehlen dem System die Beispiele.

• Die Offertart kommt jede Woche vor, nicht zweimal im Jahr.
• Ihre Offerten dafür haben grösstenteils dieselben Positionen, nur Mengen und einzelne Optionen ändern sich.
• Was Sie fürs Offerieren wissen müssen, lässt sich aufschreiben: Fläche, Stückzahl, Material, Zugang, Termin.
• Heute bleibt sie liegen, weil nur ein, zwei Personen sie schreiben können.

Schritt für Schritt: von der Anfrage zur unterschriebenen Offerte

Viele möchten gleich bei Schritt vier einsteigen. Ob die Entwürfe brauchbar werden, entscheiden aber die ersten drei Schritte.

1. Sammeln, was schon da ist.Legen Sie die Offerten der letzten ein, zwei Jahre für diese Auftragsart zusammen, mit Vermerk, ob Sie den Auftrag bekommen haben, dazu Ihre aktuelle Preisliste und Ihre Offertvorlage. Aufräumen müssen Sie vorher nichts. Die alten Offerten zeigen, welche Positionen zusammengehören und wie Sie formulieren.
2. Die Preisliste strukturieren.Jede Position braucht eine Einheit (m², Laufmeter, Stück, Stunde), einen Preis für Arbeit und Material und die Zuschläge, die Sie anwenden, etwa für Kleinmengen, Arbeiten in der Höhe oder die Anfahrt. Existieren diese Regeln heute nur im Kopf einer Person, schreiben Sie sie jetzt auf. Das lohnt sich auch ohne KI, weil Ihre Preise dadurch einheitlicher werden.
3. Festlegen, was eine vollständige Anfrage enthält.Schreiben Sie pro Auftragsart eine kurze Checkliste: Was müssen Sie wissen, bevor Sie offerieren können? Beim Bad etwa Boden- und Wandfläche, welche Apparate ersetzt werden, den Zugang zum Gebäude und den Wunschtermin. An dieser Liste erkennt das System später, was fehlt.
4. Die Anfrage lesen und Lücken nachfragen.Ob Mail, Formular, Fotos oder Sprachnachricht: Das System zieht die Angaben heraus und gleicht sie mit der Checkliste ab. Fehlt etwas, entwirft es eine freundliche Rückfrage an den Kunden, die jemand aus Ihrem Team mit einem Klick verschickt. Auf Fotos erkennt es, was vorhanden ist, etwa einen alten Radiator oder eine geplättelte Wand. Das Ausmessen ersetzen Fotos nicht.
5. Die Besichtigung direkt festhalten.Nach dem Termin vor Ort diktiert die Projektleitung Notizen und Masse ins Handy und hängt Fotos an. Das System macht daraus strukturierte Angaben, und niemand muss am Abend Notizen abtippen.
6. Den Entwurf erstellen.Das System wählt Positionen und Mengen aus Ihrem Katalog und schreibt den Begleittext in Ihrem Stil. Die Preise kommen per Formel aus Ihrer Liste, nie aus dem Sprachmodell. Wo das System unsicher ist, markiert es die Stelle im Entwurf.
7. Prüfen, unterschreiben, nachfassen.Die Projektleitung prüft Mengen, Optionen und Preis, ergänzt, was sie von der Baustelle weiss, und verschickt die Offerte. Danach erinnert das System nach einer festgelegten Anzahl Tage ans Nachfassen und hält fest, ob Sie den Auftrag bekommen haben. So sehen Sie mit der Zeit, welche Offerten gewinnen.

Ein Beispiel: Ein Malerbetrieb erhält per Mail die Anfrage, drei Zimmer vor einem Umzug neu zu streichen, mit drei Fotos und ohne Masse. Wenige Minuten später liegt im Büro eine kurze Antwort bereit. Sie fragt nach den Raumgrössen, klärt, ob die Decken dazugehören, und schlägt zwei Termine für eine Besichtigung vor. Sobald der Kunde antwortet, enthält der Entwurf die Positionen für Wände, Decken, Abdecken und Abkleben, mit Mengen aus den Raumgrössen und Preisen aus der Liste. Die Projektleitung ergänzt eine Position für einen Feuchtigkeitsfleck, den sie auf einem der Fotos entdeckt hat, und verschickt die Offerte am selben Nachmittag.

Warum soll die KI den Preis nicht selbst rechnen?

Sprachmodelle lesen und schreiben gut, rechnen aber unzuverlässig und kennen Ihre Preise nicht. Fragen Sie eines nach dem Preis pro Quadratmeter Abrieb, bekommen Sie eine plausible Zahl, und genau das ist das Problem. Ein solider Aufbau teilt die Arbeit deshalb auf. Das Modell liest die Anfrage, wählt Positionen und schlägt Mengen vor. Eine einfache Berechnung mit Ihrer Preisliste und Ihren Zuschlagsregeln ergibt die Summen. So können Sie jede Zahl nachvollziehen, und eine Preisänderung in der Liste gilt ab der nächsten Offerte. Woher überzeugend falsche Zahlen kommen, erklärt unser Beitrag Warum KI halluziniert.

Ein Offertentwurf ist nur so gut wie die Preisliste dahinter.

Was gilt, wenn die Offerte verschickt ist?

Eine verschickte Offerte ist in der Regel ein verbindliches Angebot, im Gesetz «Antrag» genannt. Nach dem Obligationenrecht sind Sie bis zum Ablauf der Annahmefrist gebunden, die Sie gesetzt haben (Art. 3 OR). Ohne Frist gilt die Bindung so lange, wie Sie normalerweise mit einer Antwort rechnen dürfen (Art. 5 OR). Das ändert sich nur mit einem klaren Vorbehalt, etwa dem Vermerk «unverbindlich», oder wenn sich der Vorbehalt aus den Umständen ergibt (Art. 7 OR). Und wird ein ungefährer Kostenansatz ohne Zutun des Kunden unverhältnismässig überschritten, kann der Kunde vom Vertrag zurücktreten (Art. 375 OR).

Für einen automatischen Entwurf heisst das: Eine vergessene Position oder eine falsche Menge kann Sie Geld kosten. Darum bleibt die Prüfung bei jemandem, der den Auftrag kennt. Den Gesetzestext finden Sie im Obligationenrecht auf Fedlex. Dieser Abschnitt ist eine allgemeine Information, Stand: Oktober 2026, und keine Rechtsberatung.

Was bedeutet das für den Datenschutz?

Anfragen enthalten Namen, Adressen, Telefonnummern und Fotos aus fremden Wohnungen, also Personendaten im Sinne des Datenschutzgesetzes. Wählen Sie Tools, bei denen Sie wissen, wo die Daten verarbeitet werden und dass sie keine fremden Modelle trainieren, und erwähnen Sie die Bearbeitung in Ihrer Datenschutzerklärung. Mehr dazu in unserem Ratgeber KI und Datenschutz in der Schweiz.

Welche Tools brauchen Sie?

Meist weniger, als Sie denken. Viele Handwerksbetriebe arbeiten bereits mit einer Branchensoftware für Offerten, und der Entwurf soll dort als Entwurf landen, nicht als separates PDF, das jemand abtippt. Dazwischen liegt ein Workflow: ein kleiner Assistent nach Mass oder eine Automatisierungsplattform, die Posteingang, Sprachmodell und Preisliste verbindet. Welcher Weg passt, hängt von Ihrer Software ab und davon, ob jemand in Ihrem Team ihn betreuen möchte. Das klären wir in einem Workflow-Audit. Diese Fragen helfen bei der Wahl:

• Lässt sich der Entwurf in Ihre bestehende Offertsoftware schreiben oder wenigstens importieren?
• Kommen die Preise aus Ihrer Liste, und sehen Sie, aus welcher Position eine Zahl stammt?
• Werden unsichere Stellen gut sichtbar markiert?
• Wo werden die Daten verarbeitet, und werden sie fürs Training verwendet?
• Kann Ihr Team Checklisten und Vorlagen selbst anpassen, ohne den Anbieter anzurufen?

Woran erkennen Sie, dass es funktioniert?

Messen Sie vor dem Start und vergleichen Sie danach: wie lange eine Offerte von der Anfrage bis zum Versand dauert, wie viele Anfragen länger als zwei Arbeitstage warten, wie oft ein Entwurf stark korrigiert werden muss und wie viele Offerten Sie gewinnen. Wie Sie das erfassen, ohne im Büro mit der Stoppuhr zu stehen, zeigt unsere Methode zum Messen der Zeitersparnis. Wenn Sie Ihr eigenes Offertwesen anschauen möchten, schreiben Sie uns.