Das Wichtigste in Kürze

  • Offerten dauern vor allem wegen des Zusammensuchens so lange: Angaben, Positionen, Preise. Das Schreiben geht schnell.
  • KI kann Anfragen lesen, ähnliche frühere Offerten finden und Positionen aus Ihrem Katalog vorschlagen.
  • Preise, Rabatte, Ihre Einschätzung vor Ort und die Unterschrift bleiben bei Ihnen.
  • Sie brauchen Ihre letzten Offerten, Ihre Preisliste und eine Person, die das Offerieren verantwortet.
  • Starten Sie mit einer Offertart, messen Sie, wie lange sie heute dauert, und beurteilen Sie den Pilot daran.

Warum Offerten so lange dauern

Fragen Sie die Leute, die bei Ihnen Offerten schreiben, wo die Zeit hingeht. Beim Schreiben, sagen die wenigsten. Die Zeit geht beim Zusammensuchen verloren: Anfrage und Fotos lesen, die Offerte für den ähnlichen Auftrag vom letzten Frühling suchen, Positionen kopieren, prüfen, ob die Preise noch stimmen, ergänzen, was diesmal anders ist, und alles ins richtige Format bringen. Wie das gut geht, wissen meist zwei, drei Personen, und bei ihnen rutscht das Offerieren in den Feierabend.

Genau deshalb eignen sich Offerten gut als Einstieg in KI. Die Angaben wiederholen sich, die Bausteine stecken schon in Ihren alten Offerten und Preislisten, und bevor etwas rausgeht, schaut jemand aus Ihrem Team drüber. Entscheiden müssen Sie weiterhin selbst. Die KI nimmt Ihnen das Zusammensuchen ab.

Was KI übernehmen kann

  • Die Anfrage lesen, ob Mail, Formular oder Notizen von der Besichtigung, und Auftrag, Mengen, Termine und Sonderwünsche herausziehen.
  • Ihre ähnlichsten früheren Offerten finden, damit sich niemand mehr erinnern muss, welchem Auftrag der neue gleicht.
  • Positionen und Mengen aus Ihrem eigenen Katalog vorschlagen, mit den aktuellen Preisen aus Ihrer Liste.
  • Den Begleittext in Ihrem Stil entwerfen und markieren, was noch fehlt, etwa ein Mass, eine Materialwahl oder eine Frage zum Zugang.
  • Alles in Ihre Vorlage setzen, bereit zur Prüfung.

Was bei Ihnen bleibt

  • Preisentscheide: Marge, Rabatte und was Ihnen ein treuer Kunde oder ein knapper Termin wert ist.
  • Die Einschätzung, die nur hat, wer die Baustelle gesehen hat, den Kunden kennt oder weiss, was sonst gern schiefgeht.
  • Aussergewöhnliche Aufträge, die das System noch nie gesehen hat. Die soll es an Sie weitergeben, statt zu raten.
  • Die letzte Prüfung und die Unterschrift. Liest niemand den Entwurf, haben Sie ein Risiko gewonnen und keine Zeit.

Was Sie vor dem Start brauchen

  1. Ihre letzten Offerten.Eine gute Auswahl an Offerten, die Sie verschickt haben, am besten mit Vermerk, welche angenommen wurden. Daran erkennt das System Ihre Positionen, Formulierungen und Ihren Aufbau.
  2. Ihre Preisliste oder Ihren Katalog.Womit Sie heute kalkulieren. Eine Excel-Tabelle genügt. Einen Preis erfinden darf der Entwurf nie.
  3. Wo Ihre Anfragen ankommen.Mail, Formular, Telefonnotiz oder Portal: Der Pilot liest sie dort, wo sie heute schon landen.
  4. Einen Owner.Die Person, die heute die meisten Offerten schreibt. Sie legt fest, wie ein guter Entwurf aussieht, und entscheidet, ob der Pilot taugt.

Ein realistischer erster Pilot

Wählen Sie eine Offertart, die oft vorkommt und einem erkennbaren Muster folgt. Bevor wir etwas bauen, messen Sie, wie lange eine solche Offerte heute von der Anfrage bis zum Versand dauert und wie viele Anfragen länger als einen Tag warten. Das ist Ihr Ausgangswert, und den muss der Pilot schlagen. Wie Sie die Arbeit erfassen, zeigen wir in unserem Workflow-Audit in fünf Schritten.

Dann läuft der Pilot für eine feste Zeit mit aktuellen Anfragen, und der Owner prüft jeden Entwurf. Am Ende wissen Sie, wie viel Zeit ein Entwurf spart, wie oft Sie ihn stark korrigieren mussten und ob Ihr Team ihm vertraut. Jetzt entscheiden Sie über die Einführung und darüber, ob Artifex sie für Sie umsetzt oder Ihr Team lernt, sie selbst zu betreiben. Wie das in verschiedenen Branchen aussieht, zeigt die Seite Offerten schneller erstellen.

Fragen, die Sie jedem Anbieter stellen sollten

  • Trainieren unsere Preise, Kunden und früheren Offerten fremde Modelle? Wo liegen unsere Daten?
  • Arbeitet der Entwurf mit unseren Vorlagen und unserer Preisliste oder mit eigenen?
  • Was passiert, wenn das System unsicher ist? Es soll das offen sagen, statt die Lücke zu füllen.
  • Wer prüft die Entwürfe im Pilot, und wie messen wir, ob wir Zeit sparen?
  • Was bleibt uns, wenn wir aufhören?