Das Wichtigste in Kürze

  • Wer einen Prozess automatisiert, ohne ihn vorher erfasst zu haben, beschleunigt meist nicht nur das, was funktioniert, sondern auch die Probleme.
  • Beobachten Sie reale Fälle, auch die kniffligen. Prozessbeschreibungen entfernen sich mit der Zeit vom gelebten Alltag.
  • Messen Sie Zeit, Volumen und Fehler pro Schritt. So haben Sie Ausgangswerte, mit denen Sie später vergleichen können.
  • Ordnen Sie jeden Schritt nach Risiko und nötigem Urteilsvermögen ein: automatisieren, unterstützen oder beim Menschen lassen.
  • Am Ende steht eine kurze, priorisierte Liste von Chancen, jede mit einem klaren nächsten Schritt.

Warum Sie zuerst den Ist-Zustand erfassen

Es ist verlockend, ein KI-Projekt mit dem Tool zu beginnen. Die Demo beeindruckt, der Anbieter verspricht, dass es den ganzen Prozess abdeckt, und es einfach einzuschalten, wirkt schneller, als erst einmal genau hinzuschauen. Das Problem: Geschäftsprozesse sind unübersichtlicher, als jede Beschreibung vermuten lässt. Es gibt Ausnahmen, Behelfslösungen, Übergaben zwischen Teams und informelle Kontrollen, die aus gutem Grund existieren. Wer einen Prozess automatisiert, den er nicht versteht, beschleunigt oft nicht nur die nützlichen Teile, sondern auch die Probleme.

Mit einem Workflow-Audit gehen Sie in der richtigen Reihenfolge vor. Bevor etwas gebaut wird, klären Sie, wie die Arbeit heute konkret abläuft, wo die Zeit bleibt, wo Fehler entstehen und welche Schritte sich gefahrlos ändern lassen. Bei Artifex ist das Audit die zweite Phase unseres Prozesses, direkt nach der Abstimmung der Ziele mit der Geschäftsleitung, und es prägt alles, was danach kommt. Im Folgenden beschreiben wir die Methode hinter unserem Workflow-Audit so, dass Sie sie selbst anwenden können.

Die fünf Schritte im Überblick

  1. Abgrenzen.Legen Sie gemeinsam fest, um welchen Prozess es geht, wo er beginnt und endet und welches Ergebnis zählt.
  2. Beobachten.Begleiten Sie reale Fälle von Anfang bis Ende und dokumentieren Sie jeden Schritt und jede Übergabe.
  3. Messen.Erfassen Sie Zeit, Volumen und Fehler pro Schritt. Das sind Ihre Ausgangswerte.
  4. Einordnen.Entscheiden Sie für jeden Schritt, ob KI ihn automatisiert, einen Menschen unterstützt oder aussen vor bleibt.
  5. Priorisieren.Bringen Sie die Chancen in eine Rangfolge und legen Sie für jede einen konkreten nächsten Schritt fest.

Schritt 1 und 2: erst abgrenzen, dann beobachten

Das Abgrenzen geht schnell, wird aber gern übersprungen. Halten Sie fest, wo der Prozess beginnt und endet, welche Teams beteiligt sind und wie ein gutes Ergebnis aussieht. Ein Finanzteam, das Lieferantenrechnungen prüft, könnte den Prozess zum Beispiel so abgrenzen: Er beginnt mit dem Rechnungseingang und endet mit der Freigabe zur Zahlung. Das angestrebte Ergebnis ist eine korrekte und pünktliche Zahlung. Diese Grenze verhindert, dass das Audit ausufert und plötzlich auch Einkauf, Budgetplanung und alles Angrenzende umfasst.

Die meisten Erkenntnisse liefert die Beobachtung. Schauen Sie den Leuten bei der Arbeit über die Schulter und lassen Sie sich erklären, was sie tun und warum. Notieren Sie jeden Schritt und jedes System, das geöffnet wird. Halten Sie fest, wo Informationen von einer Stelle an eine andere kopiert werden und wo ein Vorgang liegen bleibt, weil er auf jemand anderen wartet. Achten Sie auf inoffizielle Schritte, etwa eine Tabelle, die nebenher geführt wird, oder jemanden im Team, der bei bestimmten Fällen immer noch einmal drüberschauen soll. Solche Schritte zeigen oft, wo die eigentlichen Kontrollen im Prozess liegen.

  • Begleiten Sie Routinefälle und knifflige Fälle, nicht nur den Idealfall.
  • Beobachten Sie zu unterschiedlichen Zeiten, auch in Spitzenzeiten, falls die Arbeit schwankt.
  • Sprechen Sie mit den Beteiligten an jeder Übergabe, nicht nur mit dem Prozess-Owner.
  • Dokumentieren Sie, welche Daten jeder Schritt nutzt und woher sie kommen.

Schritt 3: messen

Sind die Schritte klar, hinterlegen Sie sie mit Zahlen. Schätzen Sie für jeden Schritt, wie lange er pro Fall dauert, wie viele Fälle in einer normalen Woche anfallen und wie oft Fehler oder Nacharbeit entstehen. Auf absolute Genauigkeit kommt es nicht an. Meist reicht es, eine Stichprobe realer Fälle auszuwerten und die Schätzungen von den Beteiligten prüfen zu lassen. Dann sehen Sie, wo der Aufwand steckt. Zeichnen Ihre Systeme bereits Zeitstempel oder Volumen auf, nutzen Sie diese Daten. Gleichen Sie sie aber mit Ihren Beobachtungen ab: Erfasste Zeiten übersehen oft die Arbeit, die ausserhalb des Systems passiert.

Diese Zahlen sind Ihre Ausgangswerte. Wenn Sie später eine Lösung umsetzen oder ein Team schulen, belegen Sie damit, ob sich etwas verbessert hat. Ohne sie wird jedes Ergebnis zur Ansichtssache, und das nächste Budget ist deutlich schwerer zu bekommen. Wie Finanzteams mit diesen Zahlen arbeiten, erklären wir in unserem Beitrag zum Business Case für KI.

Schritt 4: Schritt für Schritt einordnen

Mit der Prozessübersicht und den Zahlen gehen Sie nun jeden Schritt durch und entscheiden, welche Rolle KI spielen soll. Wir unterscheiden drei Kategorien. «Automatisieren» heisst: KI erledigt den Schritt, mit Kontrollen und Monitoring, aber ohne dass ein Mensch jeden Fall prüft. «Unterstützen» heisst: KI bereitet etwas vor, etwa einen Entwurf, eine Zusammenfassung oder einen Kategorievorschlag, und ein Mensch entscheidet. «Beim Menschen lassen» heisst: Der Schritt hängt an Urteilsvermögen, Beziehungen oder Verantwortung, und die sollten beim Menschen bleiben.

Entscheidend sind drei Fragen: Was kostet ein Fehler? Wie einheitlich sind die Eingaben? Und sind die nötigen Daten verfügbar und dürfen sie genutzt werden? Felder aus einem standardisierten Lieferschein auszulesen, bietet sich zur Automatisierung an. Ob ein angeschlagener Kunde weiter Kredit erhält, sollte dagegen nicht automatisch entschieden werden. KI kann aber helfen, die Informationen zusammenzutragen, die ein Mensch für diese Entscheidung braucht.

Gibt es einen Schritt, weil früher einmal etwas schiefgelaufen ist? Dann finden Sie heraus, was es war, bevor Sie ihn streichen.

Schritt 5: priorisieren und Ergebnisse teilen

Im letzten Schritt werden aus Erkenntnissen Entscheidungen. Halten Sie für jede Chance fest, welche Wirkung sie auf Zeitaufwand, Fehlerquote oder Durchlaufzeit haben dürfte, wie gut sie sich mit Ihren Systemen und Daten umsetzen lässt und welche Risiken sie birgt. Erstellen Sie daraus eine Rangliste und empfehlen Sie für die vielversprechendsten Chancen je einen nächsten Schritt: eine Lösung umsetzen, das Team dafür schulen oder das Thema vorerst zurückstellen. Mit der Use-Case-Bewertung gehen Sie dabei strukturiert und einheitlich vor.

Teilen Sie die Prozessübersicht und Ihre Erkenntnisse anschliessend mit den Leuten, die Sie beobachtet haben. Die Beteiligten werden Fehler entdecken, und wer mitreden konnte, nimmt spätere Veränderungen deutlich leichter an. Ein gutes Audit liefert Ihnen ein genaues Bild davon, wie die Arbeit heute läuft, Ausgangswerte für spätere Vergleiche und eine kurze Liste von Veränderungen, die sich lohnen.

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