KI in der Anwaltskanzlei: Akten und Vorlagen durchsuchen, Berufsgeheimnis wahren

Das Wichtigste in Kürze

• Am meisten bringt KI in Kanzleien beim Durchsuchen der eigenen Akten und Vorlagen, beim Zusammenfassen und bei Entwürfen.
• Mandatsdaten gehören nur in Systeme, die das Berufsgeheimnis wahren: im eigenen Netzwerk, bei einem vertraglich verpflichteten Anbieter oder mit Einwilligung der Klientschaft.
• Die Suche muss Ihre Zugriffsrechte und Konfliktschranken übernehmen, damit niemand mehr sieht als im Dossier.
• Jedes Ergebnis prüft eine Fachperson, denn die Haftung bleibt bei der Kanzlei.
• Eine interne Weisung, eine angepasste Mandatsvereinbarung und ein geschultes Team machen den Einsatz sicher.

Eine Anwaltskanzlei kann KI heute vor allem dafür nutzen, ihre eigenen Akten, Vorlagen und früheren Eingaben nach Bedeutung zu durchsuchen, lange Korrespondenz zusammenzufassen und Entwürfe für Standardschreiben vorzubereiten. Erlaubt ist das, solange Mandatsdaten nur in Systeme gelangen, die das Berufsgeheimnis wahren. Die rechtliche Würdigung, die Verantwortung und die Unterschrift bleiben bei der Anwältin oder dem Anwalt.

Wofür setzen Kanzleien KI sinnvoll ein?

Sinnvoll ist KI dort, wo heute Zeit für Suchen und Zusammentragen verloren geht, die Sie kaum verrechnen können. In vielen Kanzleien ist das weniger die Recherche in juristischen Datenbanken als die Arbeit mit dem eigenen Bestand: Wo ist die gute Klausel aus dem letzten ähnlichen Fall? Wie haben wir damals gegen diese Gegenpartei argumentiert? Was steht eigentlich in den achtzig Mails dieses Dossiers? Die Seite Kanzleien & Beratung gibt einen Überblick. Hier geht es genauer darum, was rechtlich gilt und wie Sie vorgehen.

• Akten und Vorlagen durchsuchen: frühere Gutachten, Eingaben, Verträge und Musterklauseln finden, auch wenn Ihre Suchwörter nicht wörtlich darin stehen, immer mit Verweis auf das Dokument.
• Zusammenfassen: lange Korrespondenz, Protokolle oder Beilagen auf das Wesentliche verdichten, mit Fundstellen zum Nachlesen.
• Entwürfe vorbereiten: Mandatsbestätigungen, Fristerstreckungsgesuche, Standardbriefe oder Honorarofferten aus Ihren eigenen Vorlagen.
• Neue Anfragen vorprüfen: Eingänge erfassen, die beteiligten Parteien für die Konfliktprüfung herausziehen und an die zuständige Person weiterleiten.
• Übersetzen und sprachlich überarbeiten, etwa für Mandate auf Französisch, Italienisch oder Englisch.

Was verlangt das Berufsgeheimnis, wenn KI im Spiel ist?

Das Berufsgeheimnis verlangt, dass nichts, was Ihnen die Klientschaft anvertraut hat, an Unberechtigte gelangt, auch nicht über ein Software-Tool. Nach Art. 321 StGB machen sich Anwältinnen und Anwälte und ihre Hilfspersonen strafbar, wenn sie ein Geheimnis offenbaren, das ihnen im Beruf anvertraut wurde. Die Strafe reicht bis zu drei Jahren Freiheitsstrafe. Straflos ist die Offenbarung mit Einwilligung der berechtigten Person oder mit schriftlicher Bewilligung der Aufsichtsbehörde. Art. 13 BGFA ergänzt: Das Geheimnis gilt zeitlich unbegrenzt und gegenüber jedermann, und die Kanzlei sorgt dafür, dass auch ihre Hilfspersonen es wahren.

Dazu kommt das Datenschutzgesetz. Sie dürfen die Bearbeitung von Personendaten einem Auftragsbearbeiter übertragen, aber nur, wenn keine gesetzliche oder vertragliche Geheimhaltungspflicht das verbietet (Art. 9 DSG). Und wie der EDÖB zur Auftragsbearbeitung festhält, bleiben Sie für den Datenschutz verantwortlich, auch wenn ein Anbieter für Sie arbeitet.

Was empfiehlt der Schweizerische Anwaltsverband?

Der Vorstand des Schweizerischen Anwaltsverbands (SAV) hat am 14.06.2024 eine Wegleitung zum Umgang mit KI verabschiedet. Sie verlangt, vor dem Einsatz jeder Software zu klären, was mit den eingegebenen Daten geschieht, wer darauf zugreifen kann und wo sie gespeichert werden. Für vertrauliche Daten nennt sie drei Wege:

1. Im eigenen Netzwerk.Das Tool läuft auf der Infrastruktur der Kanzlei, und keine Daten verlassen sie. Das ist die strengste Lösung, setzt aber eigene IT voraus.
2. Bei einem Anbieter, nach den Regeln zum Outsourcing.Dafür verweist der SAV auf seine Wegleitung zu IT-Outsourcing und Cloud-Computing von 2019. Danach gilt ein sorgfältig ausgewählter Anbieter als Hilfsperson der Kanzlei, wenn er vertraglich auf das Berufsgeheimnis verpflichtet ist und die Daten nur zur Erfüllung des Vertrags verwendet.
3. Mit Einwilligung der Klientschaft.Die aufgeklärte Klientschaft erklärt ihr Einverständnis, etwa in der Mandatsvereinbarung. Die Cloud-Wegleitung empfiehlt eine solche Einwilligung auch zusätzlich zum zweiten Weg.

Ausserhalb dieser drei Wege gehören vertrauliche Informationen und Personendaten nach der Wegleitung nicht in ein KI-System. Sie empfiehlt ausserdem eine interne Weisung zum KI-Einsatz und verlangt, jedes Ergebnis unabhängig zu prüfen. Wer ein Mandat schlecht erfüllt, haftet, und der Hinweis, die KI habe sich geirrt, entlastet niemanden. Stand: Oktober 2026. Dieser Artikel ist keine Rechtsberatung. Prüfen Sie Ihren Aufbau anhand Ihrer Berufs- und Standesregeln.

Welche KI-Tools kommen für eine Kanzlei in Frage?

Für Mandatsdaten kommen nur Tools in Frage, bei denen Sie Vertrag, Speicherort und Zugriff kennen und kontrollieren. Grob lassen sich vier Arten unterscheiden:

• Öffentliche Chatbots mit privatem Konto: brauchbar für allgemeine Fragen und Texte ohne Mandatsbezug. Für Akten, Namen und Sachverhalte nicht, weil Sie Bedingungen und Speicherung nicht in der Hand haben.
• Business-Versionen grosser Anbieter: mit Vertrag, Auftragsbearbeitung und der Zusage, dass Ihre Daten kein Modell trainieren. Ob das für Mandatsdaten genügt, hängt vom Vertrag, vom Speicherort und von der Verpflichtung auf das Berufsgeheimnis ab.
• Eine eigene Lösung auf Ihrem Bestand: eine Suche oder ein Assistent auf Ihren Dokumenten, gehostet in der Schweiz, in der EU oder im eigenen Netzwerk, mit Ihren Zugriffsrechten.
• KI in Ihrer Branchensoftware: Funktionen in der Kanzleisoftware oder im Dokumentenmanagement. Fragen Sie nach, welcher Unterauftragnehmer die KI-Verarbeitung tatsächlich übernimmt.

Worauf Sie bei Speicherort und Verträgen achten, beschreibt unser Artikel KI-Tools mit Datenhaltung in der Schweiz oder EU.

Wie wird das Archiv durchsuchbar, ohne dass jemand zu viel sieht?

Indem die Suche dieselben Zugriffsrechte übernimmt, die in Ihrem Dokumentenmanagement schon gelten, samt den Schranken, die Sie wegen Interessenkonflikten gezogen haben. Wer ein Dossier nicht öffnen darf, bekommt auch keine Antwort daraus. Technisch heisst das: Die Berechtigung wird bei jeder Frage geprüft und nicht nur einmal beim Einrichten. Wie eine solche Suche funktioniert und welche vier Fragen über die Sicherheit entscheiden, erklärt Dürfen vertrauliche Dokumente in eine KI?

Ein Beispiel: Eine Kanzlei mit acht Anwältinnen und Anwälten führt jedes Jahr mehrere mietrechtliche Verfahren. Ein Associate sucht die Argumentation zur Rückgabe der Mietsache aus einem früheren Fall. Statt in der Partnerrunde nachzufragen, gibt der Associate die Frage in die Suche ein, erhält drei Fundstellen aus Eingaben, für die eine Berechtigung besteht, und liest die Absätze im Original nach. Ein Dossier hinter einer Konfliktschranke taucht in den Treffern gar nicht erst auf.

Wie führen Sie KI in der Kanzlei ein?

In fünf Schritten, mit wenig Risiko am Anfang und den Mandatsakten erst, wenn die Grundlagen stehen:

1. Bestand aufnehmen.Halten Sie fest, wer heute schon welche KI-Tools nutzt, mit welchem Konto und für welche Daten. Oft ist das mehr, als die Partnerinnen und Partner wissen.
2. Interne Weisung erlassen.Legen Sie fest, welche Tools für welche Daten erlaubt sind, wie Ergebnisse geprüft werden und an wen man sich bei Fragen wendet. Eine Mustergliederung finden Sie in unserem Artikel zur KI-Richtlinie für Mitarbeitende.
3. Mit risikoarmen Daten beginnen.Eigene Vorlagen, Musterklauseln und anonymisierte Eingaben eignen sich gut für den Start. Mandatsakten folgen, sobald Vertrag, Speicherort und Zugriff geklärt sind.
4. Mandatsvereinbarung ergänzen.Nehmen Sie einen Hinweis auf den Einsatz von Cloud- und KI-Diensten auf und holen Sie die Einwilligung der Klientschaft ein, wo Sie sich darauf stützen wollen.
5. Das Team schulen.Wer KI nutzt, muss wissen, wie man gute Fragen stellt und woran man eine falsche Antwort erkennt, etwa einen erfundenen Entscheid oder eine falsche Fundstelle. Warum Modelle so etwas tun, erklärt Warum KI halluziniert.

Die KI darf suchen, sortieren und entwerfen. Würdigen, entscheiden und unterschreiben bleibt Sache der Kanzlei.

Strategie, rechtliche Würdigung, der Entscheid, was in eine Eingabe gehört, und die Unterschrift bleiben bei Ihnen. Die SAV-Wegleitung weist zudem auf eine mögliche Hinweispflicht hin, wenn die Klientschaft erwartet, dass Sie ein Mandat persönlich bearbeiten. Wie Ihre Anwältinnen und Anwälte KI in Recherche und Entwürfen sicher einsetzen, üben wir in unseren Team-Trainings.