Das Wichtigste in Kürze

  • Die Dateisuche findet Dateinamen. Eine KI-Suche in Ihren eigenen Dokumenten findet Antworten und zeigt Ihnen die Quelle.
  • Vier Fragen entscheiden, ob es sicher ist: wo die Daten verarbeitet werden, ob sie fremde Modelle trainieren, wer was sieht und was protokolliert wird.
  • Ihre bestehenden Zugriffsrechte gelten weiter, also sieht niemand mehr als heute.
  • Antworten müssen aus Ihren Dokumenten stammen und die Quelle zeigen. Findet das System nichts, muss es das sagen.
  • Fangen Sie mit wenigen Ablagen und den Fragen an, die Ihr Team jede Woche stellt, und prüfen Sie die Antworten an den Quellen.

Warum die Dateisuche keine Antworten findet

In jedem Unternehmen sammeln sich über die Jahre Verträge, Offerten, Protokolle, Vorlagen und interne Regeln an. Die Suche im Dateisystem findet Wörter in Dateinamen und mit etwas Glück im Text. Auf eine Frage wie «Welche Kündigungsfrist haben wir mit diesem Kunden vereinbart?» oder «Wie haben wir das beim letzten Abschluss gelöst?» hat sie keine Antwort. Also fragen Sie die Kollegin, die am längsten dabei ist, und das Wissen bleibt in den Köpfen.

Wie eine KI-Suche in Ihren eigenen Dokumenten funktioniert

Das Prinzip ist einfach. Das System erschliesst Ihre Dokumente so, dass es zu einer Frage die passenden Stellen nach ihrer Bedeutung findet, auch wenn der Wortlaut ein anderer ist. Stellen Sie eine Frage, holt es die relevanten Stellen und formuliert die Antwort nur daraus, mit Links zu den verwendeten Dokumenten, damit Sie nachprüfen können. Es liest Ihre Akten für Sie und rät nicht aus seinem Allgemeinwissen. Findet es nichts Passendes, sagt ein gut gebautes System das, statt eine Antwort zu erfinden.

Vier Fragen, die über die Sicherheit entscheiden

  1. Wo werden die Daten verarbeitet und gespeichert?Welcher Anbieter, welche Region, welcher Vertrag. Für viele Schweizer Unternehmen ist Hosting in der Schweiz oder der EU Pflicht. Treffen Sie diese Wahl bewusst und übernehmen Sie nicht einfach die Voreinstellung.
  2. Werden sie zum Trainieren verwendet?Ihre Dokumente dürfen keine fremden Modelle trainieren. Achten Sie darauf, dass das in den Vertragsbedingungen des Anbieters steht. Ein Versprechen im Verkaufsgespräch reicht nicht.
  3. Wer sieht was?Ihre bestehenden Zugriffsrechte nach Team, Kunde oder Mandat gelten weiter. Über den Assistenten darf niemand etwas finden, das er im Ordner nicht öffnen könnte.
  4. Was wird protokolliert?Auch Fragen und Antworten können heikle Angaben enthalten. Legen Sie fest, was Sie speichern, wie lange und wer es lesen darf.

Datenschutz und Berufsgeheimnis

Das revidierte Schweizer Datenschutzgesetz, seit September 2023 in Kraft, gilt für Personendaten in Ihren Dokumenten genauso wie überall sonst. Sie müssen wissen, was Sie wo und wozu bearbeiten, und es festhalten. Kanzleien und Treuhandbüros wahren zudem ein Berufsgeheimnis, das höhere Anforderungen daran stellt, wohin Mandantendaten gelangen dürfen. Dieser Artikel ist keine Rechtsberatung. Wenn Sie in einem regulierten Beruf arbeiten, lassen Sie den Aufbau anhand Ihrer Berufsregeln prüfen. Ein guter Anbieter begrüsst das.

Bevor ein vertrauliches Dokument in eine KI geht, sollten Sie wissen, wohin es geht, wer es sieht und was danach damit passiert.

Klein anfangen und die Antworten prüfen

Sie müssen nicht zuerst jahrelang gewachsene Ordner aufräumen. Wählen Sie ein paar Ablagen, die Fragen beantworten, die Ihr Team jede Woche stellt, schreiben Sie diese Fragen auf und prüfen Sie, ob die Antworten stimmen und sauber belegt sind. So ein Pilot zeigt Ihnen den Nutzen und die Lücken, und oft auch, welche Ablagen sich aufzuräumen lohnen. Die weiteren Regeln für einen sicheren KI-Einsatz finden Sie in unserer Guardrails-Checkliste.

Wie das für Kanzleien, Treuhandbüros, Verwaltungen und Handwerksbetriebe aussieht, zeigt die Seite Firmenwissen. Wenn Sie Ihren eigenen Aufbau durchgehen möchten, melden Sie sich bei Artifex.