Was ist ein KI-Agent? Einfach erklärt für KMU

Das Wichtigste in Kürze

• Ein KI-Agent erledigt eine Aufgabe in mehreren Schritten: Er plant, nutzt Tools wie Mail oder Datenbank und prüft das Ergebnis.
• Ein Chatbot beantwortet Fragen, eine klassische Automatisierung folgt festen Regeln, ein Agent wählt seinen Weg innerhalb Ihrer Vorgaben.
• Agenten lohnen sich für klar umrissene Aufgaben, die oft vorkommen und bei denen jeder Fall ein bisschen anders aussieht.
• Was Geld kostet, Sie verpflichtet oder sich nicht rückgängig machen lässt, gibt anfangs immer eine Person frei.
• Starten Sie mit Lese- und Entwurfsrechten und erweitern Sie diese erst, wenn Ihr Team den Ergebnissen vertraut.

Ein KI-Agent ist ein Programm, das mit Hilfe eines Sprachmodells ein Ziel in mehreren Schritten verfolgt. Er entscheidet selbst, was als Nächstes zu tun ist, greift dafür auf Tools wie Ihr Postfach, Ihren Kalender oder eine Datenbank zu, prüft das Ergebnis und macht weiter, bis die Aufgabe erledigt ist oder er Sie braucht. Im KMU heisst das meist: eine klar umrissene Arbeit, bei der am Schluss eine Person freigibt.

Wie funktioniert ein KI-Agent?

Ein Agent arbeitet in einer Schleife. Er bekommt ein Ziel, etwa «Beantworte diese Anfrage und hänge die passenden Unterlagen an». Das Sprachmodell liest den Auftrag und überlegt sich den nächsten Schritt. Dann ruft es ein Tool auf, zum Beispiel die Suche in Ihrer Ablage, liest das Ergebnis und entscheidet, wie es weitergeht. Das wiederholt sich, bis das Ziel erreicht ist, eine Grenze greift oder eine Frage offen bleibt, die nur Sie beantworten können. Jeder Agent besteht aus vier Teilen:

1. Das Sprachmodell.Es liest, schreibt und entscheidet über den nächsten Schritt. Es ist dieselbe Technik, die Sie von ChatGPT, Claude oder Gemini kennen, hier aber eingebettet in einen festen Rahmen.
2. Die Tools.Die Verbindungen zu Ihren Systemen: Mails lesen, Dokumente durchsuchen, einen Kunden im CRM nachschlagen, einen Entwurf anlegen, einen Termin eintragen. Ein Agent kann nur tun, wofür er ein Tool und die nötigen Rechte hat.
3. Auftrag und Kontext.Das Ziel, Ihre Regeln, Beispiele für gute Ergebnisse und die Informationen, die er verwenden darf. Je klarer diese Vorgaben, desto verlässlicher das Ergebnis.
4. Grenzen und Kontrollpunkte.Wo er anhalten und eine Person fragen muss, wie viele Schritte er höchstens machen darf und was er nie tun darf, etwa etwas löschen oder ohne Freigabe verschicken.

Was unterscheidet einen Agenten von Chatbot und Automatisierung?

Der Unterschied liegt darin, wer den Weg bestimmt. Ein Chatbot antwortet im Gespräch, den Rest erledigen Sie. Eine klassische Automatisierung folgt einem Weg, den jemand vorher festgelegt hat: Kommt eine Mail mit Rechnung, wird der Anhang im richtigen Ordner abgelegt. Ein Agent wählt seine Schritte innerhalb Ihrer Vorgaben selbst. Fachleute unterscheiden deshalb gern zwischen Workflows, deren Schritte im Code feststehen, und Agenten, bei denen das Modell die Schritte bestimmt. Viele gute Lösungen liegen dazwischen: ein fester Ablauf mit ein, zwei KI-Schritten, etwa zum Lesen einer Anfrage. Mehr Freiheit heisst auch höhere Kosten und mehr Raum für Fehler, die sich über mehrere Schritte addieren. Wann welcher Ansatz passt, erklären wir im Beitrag KI oder klassische Automatisierung.

Was kann ein KI-Agent in einem KMU erledigen?

Am besten Aufgaben, die oft vorkommen, mehrere Systeme berühren und bei denen jeder Fall etwas anders aussieht. Ein Beispiel: Eine Liegenschaftsverwaltung erhält eine Mail, im Treppenhaus funktioniere das Licht nicht. Der Agent liest die Mail, erkennt Liegenschaft und Wohnung und schaut im Verwaltungssystem nach, wer für die Elektrik zuständig ist und ob schon eine Meldung offen ist. Dann entwirft er eine Antwort an die Mietpartei und einen Auftrag an die Elektrofirma und legt beides der Bewirtschaftung zur Freigabe vor. Dort prüft jemand, passt an und schickt ab. Weitere Abläufe aus der Branche finden Sie auf der Seite Immobilienverwaltung. Typische Aufgaben für Agenten:

• Anfragen vorbereiten: lesen, die passenden Unterlagen suchen und eine Antwort entwerfen.
• Fehlende Unterlagen nachfassen: prüfen, was ein Kunde noch schuldet, und die Erinnerung vorbereiten.
• Eine erste Offerte entwerfen: Angaben aus der Anfrage ziehen und Positionen aus Ihrer Preisliste vorschlagen.
• Informationen aus mehreren Ablagen zusammentragen und mit Quellen zusammenfassen.
• Daten aus Mails und PDFs in Ihre Systeme übertragen und Unstimmigkeiten markieren.

Wann ist ein Agent die falsche Wahl?

Öfter, als die Werbung vermuten lässt. Ein Agent ist die flexibelste, aber auch die anspruchsvollste Lösung. Trifft einer dieser Punkte zu, ist meist etwas Einfacheres besser:

• Die Schritte sind immer gleich. Dann erledigt ein fester Workflow die Arbeit günstiger und berechenbarer.
• Die Aufgabe ist selten. Kommt sie zweimal im Monat vor, lohnt sich der Aufwand für Aufbau, Tests und Pflege nicht.
• Niemand kann sagen, wie ein gutes Ergebnis aussieht. Ohne klaren Massstab lässt sich weder der Agent testen noch der Pilot beurteilen.
• Die nötigen Daten sind verstreut, veraltet oder in Systemen ohne Schnittstelle. Dann kommt zuerst das Aufräumen und erst danach der Agent.
• Ein Fehler wäre teuer und schwer zu bemerken. Dann bereitet der Agent nur vor, und eine Person entscheidet.

Oft ist ein guter Prompt in einem KI-Assistenten, den Ihr Team schon nutzt, der bessere erste Schritt. Wie Teams KI im Alltag einheitlich und sicher einsetzen, zeigt die Seite KI-Schulung für Teams. Der Agent kommt dann, wenn Sie die Aufgabe genau kennen und wissen, wo sie Zeit kostet.

Was sollte ein KI-Agent nicht allein entscheiden?

Alles, was Geld kostet, Sie rechtlich bindet oder sich nicht rückgängig machen lässt, gehört zumindest am Anfang in die Hände einer Person. Ein Agent arbeitet mit Wahrscheinlichkeiten. Er liegt meist richtig, aber nicht immer, und ein kleiner Fehler im ersten Schritt kann sich durch alle weiteren ziehen. Dazu kommt, dass Sprachmodelle manchmal Dinge erfinden, die plausibel klingen (mehr dazu im Beitrag Warum KI halluziniert). Bewährt haben sich diese Regeln:

• Zuerst nur Lese- und Entwurfsrechte: suchen, lesen, vorbereiten. Senden, buchen oder löschen kommt später, wenn überhaupt.
• Alles, was das Haus verlässt, gibt eine Person frei, ob Mail, Auftrag oder Zahlung.
• Jeder Schritt wird protokolliert, damit Sie nachvollziehen können, was der Agent getan hat und warum.
• Der Agent bekommt nur die Tools und Daten, die er für seine Aufgabe braucht.
• Ist er unsicher oder fehlt eine Angabe, hält er an und fragt nach, statt zu raten.

Ein guter Agent weiss, wann er aufhören und fragen muss.

Wie führen Sie einen KI-Agenten Schritt für Schritt ein?

1. Eine Aufgabe wählen.Sie kommt oft vor, hat klare Eingaben und ein klares Ergebnis, und es gibt eine Person, die sie heute verantwortet. Wie Sie mehrere Ideen vergleichen, zeigt die Use-Case-Bewertung.
2. Den heutigen Ablauf aufschreiben.Welche Schritte macht eine Person heute, in welchen Systemen und mit welchen Entscheiden? Daraus ergeben sich die Tools und Regeln für den Agenten.
3. Rechte und Daten klären.Welche Systeme darf er lesen, wo darf er schreiben, und wo werden die Daten verarbeitet? Für Personendaten gilt das Datenschutzgesetz, mehr dazu unter KI und Datenschutz in der Schweiz.
4. Mit Freigabe testen.Im Pilot gibt eine Person jedes Ergebnis frei. Halten Sie fest, wie oft der Agent richtig liegt, wo er hängen bleibt und wie viel Zeit er spart.
5. Schrittweise erweitern.Erst wenn die Ergebnisse über Wochen stimmen, bekommt der Agent mehr Rechte oder eine zweite Aufgabe.

Ob wir einen Agenten für Sie bauen oder Ihr Team lernt, einfache Agenten selbst aufzusetzen, hängt von der Aufgabe und von Ihren Leuten ab. Beide Wege beschreiben wir auf der Seite KI-Agenten & Assistenten nach Mass.